Cu toții avem nevoie de puțin timp liber. E dovedit științific faptul că deconectarea de la tot ceea ce ține de job poate să fie un lucru foarte bun. Dificil uneori, fiindcă suntem cu toții foarte prezenți în ceea ce facem, dar util. Și, deși încă suntem atenți și ne protejăm când ieșim afară, este perioada concediilor și tot mai mulți își iau un timp liber pentru relaxare. Cel mai sigur mod prin care te poți deconecta complet, este să dezactivezi notificările de la e-mail și să îi informezi pe toți cei cu care lucrezi direct și zilnic că urmează să îți iei câteva zile libere. Iar acest lucru denotă respect și o atitudine profesionistă. Nu poți anunța pe fiecare în parte despre asta, cu siguranță, dar există, desigur, opțiunea emailului de out of office.
De ce să setăm Out of Office-ul?
Mailurile Out Of Office sunt mesajele setate pentru a fi transmise automat către oricine scrie pe acea adresă. Acestea sunt mesaje trimise de obicei în timpul unei vacanțe, în timpul unei conferințe sau în momente importante din viețile noastre, precum nașterea unui copil. Când împărtășești informații personale despre tine, relația cu clientul / furnizorul sau oricine îți scrie se poate schimba. În bine. Nu o spunem noi, ci cercetătorii de la Harvard, care au precizat că simplul fapt precum o informație personală adăugată într-un e-mail te apropie de persoana care se află la celălalt monitor sau ecran. Personal e bine, profesional, e tot bine, fiindcă atunci când oamenii se simt mai conectați cu noi, e mai probabil ca aceștia să fie și mai deschiși către business.
Am stabilit importanța unui out of office, următorul topic ar trebui să fie ce detalii menționăm în acest mail. Scriitorul Daniel Mallory Ortberg a publicat într-un articol din The Atlantic un mesaj foarte nepoliticos, dar eficient într-o oarecare măsură: „Momentan sunt în vacanță și nu accept e-mailuri. De asemenea, nu voi citi niciun e-mail când mă întorc, fiindcă nu este etic pentru vacanța mea”. Noi nu recomandăm un astfel de mesaj, dar avem o listă cu câteva lucruri care ar trebui menționate.
Ce scriem într-un e-mail Out of Office
În primul rând, mailul de out of office ar trebui să fie nici prea scurt, dar nici prea lung. 2, maximum rânduri sunt suficiente pentru a transmite tot ce este nevoie, altfel riscați ca textul să nu fie citit și să fie trimis direct în folderul de mailuri șterse.
În al doilea rând, este recomandat să delegați o persoană de contact care poate prelua task-urile și care poate fi contactată în locul vostru. Puteți lăsa o adresă de mail al înlocuitorului, număr de telefon, LinkedIn sau o adresă la care poate fi găsit.
Menționați dacă puteți fi contactat în caz de urgențe sau nu, astfel puteți seta așteptările celui care vă trimite emailul. Puteți preciza că veți fi într-o zonă fără semnal sau pur și simplu indisponibil în acea perioadă.
Un alt aspect important este perioada în care veți fi plecat și pe care ar trebui să o adăugați în acest mail, la fel ca și ziua în care veți relua activitatea.
Tonul mailului depinde foarte mult de politicile interne ale companiei și tipul business-ului, dar și de personalitatea fiecărui angajat. Noi recomandăm ca mesajul să fie scris semi-formal, încurajăm mesajele smart și simpatice, dar totuși politicoase și informative.
Sperăm că v-am ajutat să înțelegeți mai bine importanța acestor emailuri și cât de helpful sunt pentru cei care au nevoie de ajutor și vă contactează în timpul concediului sau în timpul lipsei voastre de la birou. Nu numai că îi ajută pe ei să ia o decizie pentru cum să procedeze mai departe, dar vă ajută și pe voi să mențineți o relație bună în continuare cu persoana respectivă. Succes!
