- Foaia de parcurs permite monitorizarea fiecărui vehicul, urmărind kilometrii parcurși, traseele și consumul de combustibil.
- Foaia de parcurs trebuie să conțină informații obligatorii precum: data și numărul documentului, identificarea vehiculului, numele conducătorului auto, traseul, scopul deplasării, kilometrii la plecare și sosire și consumul de combustibil.
- Documentul trebuie completat corect de către conducătorul auto și verificat de persoanele responsabile din companie.
- Tipărirea formularelor poate fi realizată prin servicii personalizate de tipărire de la Dacris.
Citește articolul complet pentru a învăța cum se completează corect foaia de parcurs și cum te ajută să iei decizii strategice.
Ce este foaia de parcurs și ce rol are?
Foaia de parcurs este un document obligatoriu în gestiunea vehiculelor unei companii, utilizat pentru a evidenția modul de folosire a autovehiculelor, traseele parcurse și consumul de combustibil. Acest document oferă o imagine clară asupra activității zilnice a flotei auto și reprezintă o bază importantă pentru controlul costurilor și pentru respectarea procedurilor interne și a cerințelor legale.
Rolul foii de parcurs nu se limitează doar la evidența deplasărilor. Documentul este esențial și pentru departamentele de contabilitate și logistică, fiind utilizat în calculul cheltuielilor deductibile, în justificarea consumului de combustibil și în planificarea mentenanței flotei. O foaie de parcurs completată corect contribuie la o gestiune transparentă, eficientă și responsabilă a parcului auto al companiei.
Care sunt informațiile obligatorii de pe foaia de parcurs? Temei legal
Conform prevederilor Legii 319/2006 cu modificările și completările ulterioare, întocmirea foilor de parcurs este obligatorie pentru toate firmele care dețin vehicule, indiferent dacă deduc sau nu cheltuielile aferente.
În lipsa unei foi de parcurs completate corect, cheltuielile generate de utilizarea autovehiculelor pot fi considerate nejustificate în cazul unui control fiscal. De aceea, respectarea cerințelor legale și a procedurilor interne este esențială pentru orice companie care gestionează o flotă auto, indiferent de dimensiunea acesteia.
Ce informații trebuie completate pe foaia de parcurs?
Pentru a fi considerată validă, foaia de parcurs trebuie să conțină un set minim de informații clare și complete, care să permită urmărirea utilizării autovehiculului:
- datele de identificare ale companiei;
- numărul și data foii de parcurs;
- datele de identificare ale autovehiculului (număr de înmatriculare, marcă);
- numele conducătorului auto;
- perioada pentru care este emisă foaia de parcurs;
- scopul deplasărilor;
- traseul parcurs;
- kilometri inițiali și finali;
- numărul total de kilometri efectuați;
- consumul de combustibil;
- semnătura conducătorului auto și a persoanei responsabile.
👉 Citește și: Hârtie reciclată vs. hârtie standard: care e alegerea potrivită pentru compania ta?
Cine este responsabil pentru completarea foii de parcurs?
Responsabilitatea completării foii de parcurs revine, în principal, conducătorului auto care utilizează autovehiculul companiei. Acesta are obligația de a completa corect și complet datele privind deplasările efectuate, kilometrii parcurși și scopul utilizării vehiculului, imediat sau la finalul fiecărei curse, conform procedurilor interne ale companiei.
Pe lângă şofer, persoana desemnată de companie (un reprezentant din departamentul de logistică, administrativ sau responsabilul de flotă auto) are rolul de a verifica, valida și centraliza foile de parcurs.
Gestiunea eficientă a flotei: monitorizare și optimizare a costurilor cu combustibilul
O gestiune eficientă a flotei pornește de la monitorizarea atentă a consumului, iar foaia de parcurs joacă un rol central în acest proces. Descoperă mai multe detalii în acest tabel.
| Aspect | Detalii / Beneficii | Rolul foii de parcurs |
|---|---|---|
| Monitorizarea consumului | Urmărirea numărului de kilometri parcurși, tipul deplasărilor și consumul real de combustibil pentru fiecare vehicul | Permite identificarea abaterilor, consumurilor nejustificat de mari sau utilizării neautorizate a vehiculelor |
| Analiza rutelor | Evaluarea periodică a traseelor și planificarea deplasărilor | Ajută la optimizarea rutelor, reducerea timpilor morți și creșterea eficienței flotei |
| Detectarea problemelor tehnice | Observarea consumurilor anormale sau a comportamentului vehiculului | Contribuie la identificarea din timp a defecțiunilor și evitarea creșterii costurilor cu carburantul |
| Sprijin pentru management | Evidența clară a consumului și a utilizării vehiculelor | Susține deciziile privind reînnoirea flotei, alegerea vehiculelor eficiente și implementarea politicilor de conducere economică |
| Instrument strategic | Transformarea datelor în informații utile pentru optimizarea flotei | Foaia de parcurs devine un instrument esențial pentru reducerea costurilor și creșterea performanței flotei auto |
👉 Pentru a completa și arhiva corect foile de parcurs, un birou organizat este esențial . Descoperă sfaturi practice pentru a maximiza spațiul într-un birou mic.
Soluțiile de tipar Dacris pentru formularele administrative ale companiei tale
Formularele administrative, precum foile de parcurs, registrele sau alte documente interne, sunt esențiale pentru buna funcționare a oricărei companii. Calitatea tiparului, lizibilitatea și adaptarea acestora la nevoile reale de lucru pot face diferența între un proces eficient și unul greoi. În acest context, Dacris oferă soluții complete de tipar, gândite special pentru utilizarea zilnică în mediul administrativ.
La Dacris, serviciul de tipar personalizat, poți comanda formulare adaptate exact cerințelor tale: structuri clare, câmpuri personalizate, formate speciale, tiraje variate și hârtie aleasă în funcție de frecvența utilizării. Indiferent că este vorba de foi de parcurs, formulare de recepție, registre sau documente interne, tiparul personalizat asigură coerență, profesionalism și ușurință în completare.
👉 Personalizează formularele administrative după nevoile companiei tale cu serviciile de tipar Dacris.
Pentru nevoi rapide sau standardizate, îți punem la dispoziție și o gamă variată de formulare standard, disponibile în categoria dedicată articolelor de papetărie. Acestea sunt ideale pentru companiile care caută soluții eficiente, gata de utilizare, fără a compromite calitatea tiparului. Formularele standard Dacris respectă cerințele uzuale și pot fi integrate cu ușurință în fluxurile administrative existente.
👉 Dacă îți dorești să simplifici procesele interne rapid și eficient, alege formularele tipizate de la Dacris. Sunt gata de utilizare și ușor de integrat în activitatea zilnică.
Ce să faci după ce ai citit acest articol?
- Verifică responsabilitățile: Asigură-te că fiecare conducător auto și persoană din departamentul de logistică știe exact ce are de completat și ce date trebuie verificate.
- Monitorizează și optimizează: Analizează periodic datele din foile de parcurs pentru a identifica trasee ineficiente, consumuri nejustificate și oportunități de optimizare a flotei.
- Alege materiale și formulare potrivite: Asigură-te că folosești hârtie de calitate și formulare standard sau personalizate de la Dacris, pentru o evidență clară și profesională a documentelor.
- Arhivează responsabil: Păstrează foile de parcurs conform legislației (minimum 5 ani) și organizează arhivarea astfel încât documentele să fie ușor accesibile pentru verificări interne sau fiscale.
- Informează și instruiește echipa: Distribuie ghidul și sfaturile colegilor responsabili cu flota auto, pentru ca întreaga echipă să respecte procedurile corecte.
Întrebări frecvente (FAQ) despre foaia de parcurs
Sursă foto: Freepik
