Scriu acest articol în timp ce mă aflu într-o ședință și sunt curios: cine a inventat meetingurile și de ce? 😊 Ei bine, cine caută, descoperă. Am aflat o mulțime de lucruri interesante despre istoria ședințelor, și aș vrea să vă povestesc și vouă, poate că următoarea la care veți participa vi se va părea mult mai interesantă.
Semnat, unul dintre #OameniiDinBirou
Calendarele online s-au aglomerat din ce în ce mai mult, iar orice mail mai lung de un paragraf se transformă într-o întâlnire online. Apropo de calendare aglomerate, după o serie de întâlniri într-o zi, un coleg ne-a întrebat dacă mai și muncim sau doar stăm în meeting-uri. Funny, dar nu neapărat. Am găsit o mulțime de statistici și informații despre ședințe și cum au evoluat acestea, pe care s-ar putea să nu le știi:
1. 2h pe săptămână sunt pierdute în ședințe inutile
Conform datelor de la Doodle, angajații pierd cel puțin 2h pe săptămână în meetinguri care nu sunt neapărat necesare și, în fiecare an, 24 miliarde de ore sunt pierdute în ședințe inutile. În jurul anului 1791, George Washington convoca membrii cabinetului la ședințe lungi, în biroul său. Durau în jur de 5 ore și, în timpul acestora, membrii dezbăteau anumite probleme de stat. Uneori, membrii adunării considerau acest timp ca fiind unul pierdut, pentru că nu reușeau să ajungă la un consens. Cu toate acestea, George Washington organiza aceste meeting-uri aproape în fiecare zi, pentru că altfel, totul ar fi fost mult mai time-consuming. În mod normal, ar fi trebuit să aibă meetinguri individuale cu fiecare dintre membrii cabinetului său. Pentru că acest lucru dura mai mult, întrucât ar fi trebuit să oprească meetingul și să meargă să afle lucruri de la un alt membru, ca să poată continua întâlnirea curentă, a preferat să îi pună pe toți într-un singur loc. Astfel, după 2 ani de astfel de întâlniri, a reușit să creeze un nou guvern. Cu siguranță la statistica realizată de Doodle a contribuit puțin și George Washington. 🙂
2. Diminețile sunt mai potrivite pentru ședințe
Cei mai mulți angajați cred că diminețile sunt cele mai productive și atunci ar trebui să se țină ședințele, între orele 8 am și 12 pm.
Studenții care învață dimineața iau note mai bune decât cei care studiază în programul de după amiază și se pot concentra mai bine. Nolan G. Pope a analizat 1.8 milioane de date, istoric școlar al elevilor și a aflat că, pe lângă faptul că studenții rețin mai bine în prima parte a zilei, prezența este mai mare, comparativ cu după amiaza și profesorii predau mai bine. Același lucru este valabil și pentru angajați: performanțele sunt mai bune dimineața.
3. Un meeting productiv este compus din 5, până la 8 oameni
Conform unui studiu al profesorului Robert Sutton, de la Universitatea Stanford, cele mai productive ședințe sunt cele la care participă între 5 și 8 oameni. Pe 12 decembrie 2021, 16,972 de oameni au participat la o conferință telefonică și au intrat în Cartea Recordurilor pentru conferința cu cei mai mulți participanți. Despre ce au vorbit, însă, nu știm, dar, conform studiului profesorului de la Stanford, nu credem că a fost o ședință foarte productivă.
4. 76% dintre angajați ar prefera să fie într-un meeting face to face, decât într-un call video
Majoritatea angajaților preferă meetingurile face-to-face, în detrimentul call-urilor video. Întâlnirile în persoană sunt mult mai calde, mai personale, există o comunicare mai clară, feedback-ul este mult mai engaging și, de regulă, șansele să luați decizii la finalul ședinței și să obțineți concluzii sunt mai mari decât în cazul meetingurilor online.
De un an și jumătate deja, o bună parte dintre angajații lumii lucrează în regim work from home – birou și au experimentat meeting-urile online. Ceea ce înainte era un drum de câteva secunde de la un birou la altul sau dintr-un departament în altul, acum s-a transformat în: „hai să facem un meeting online!” / „hai să ne vedem jumătate de oră în meeting room”. Majoritatea ședințelor sunt necesare și uneori și productive.
La voi cum sunt ședințele? Cum preferați, call-uri, conferințe online sau email works just fine? Indiferent de metoda aleasă, îți urăm să ai parte doar de ședințe utile, concise și scurte. Și interesante, măcar ca acest articol, dacă nu și mai și. 😊 Spor!
