Cheltuielile deductibile: ce înseamnă, exemple și cum se calculează?

Un business vine la pachet cu multe aspecte importante de luat în considerare, iar unul dintre acestea ține de reglementările fiscale. Un capitol foarte important al acestui subiect îl reprezintă cheltuielile deductibile, pentru că au impact direct asupra taxelor pe profit pe care trebuie să le plătești la stat.

Cheltuielile deductibile reprezintă o componentă esențială a fiscalității pentru persoanele fizice, întreprinderi și alte entități comerciale. Înțelegerea lor corectă și utilizarea lor în mod corespunzător poate avea un impact semnificativ asupra obligațiilor fiscale și a rentabilității unei afaceri.

Dacris vine în sprijinul tău cu toate informațiile necesare despre ce înseamnă aceste cheltuieli deductibile și cum se calculează, astfel încât să te asiguri că gestionezi eficient situația financiară și eviți potențialele consecințe fiscale neplăcute.

Ce însemnă cheltuieli deductibile?

Cheltuielile deductibile reprezintă acele cheltuieli efectuate în scopul desfășurării activității economice, pe care le poți scădea din venitul total în scopul calculării impozitului datorat. Termenul de „deductibilitate” este strict legat de calculul profitului fiscal, adică acel profit la care se aplică impozit.

Aceste cheltuieli sunt adesea asociate cu activitățile comerciale sau profesionale, dar pot fi și cheltuieli personale în anumite cazuri. Ideea principală este că aceste cheltuieli sunt considerate „necesare” pentru a genera venitul unei afaceri.

Cheltuielile deductibile sunt reglementate de art. 25 din Legea nr. 227/2015, privind Codul fiscal. Acestea trebuie determinate și evidențiate cu mare grijă, deoarece au un impact direct asupra rezultatului fiscal, în funcție de care se calculează impozitul pe profit. 

Cu excepția cheltuielilor cu deductibilitate limitată sau nedeductibile specificate la art. 25 alineatul (3) și (4) din Codul fiscal, cheltuielile legate de salarii și cele asimilate salariilor sunt cheltuieli deductibile pentru calcularea rezultatului fiscal, indiferent de regimul fiscal care li se aplică la nivel de persoană fizică.

Pentru a hotărî deductibilitatea cheltuielilor efectuate din conturile firmei, este necesar să te raportezi la obiectul de activitate al afacerii, deoarece o cheltuială deductibilă pentru o firmă poate să nu fie deductibilă pentru o altă firmă.

Pe scurt, cheltuielile deductibile sunt acele cheltuieli care îndeplinesc simultan mai multe condiții esențiale:

• sunt susținute de documente justificative;
• se încadrează în sfera de activitate a unității sau firmei, fiind necesare pentru desfășurarea activității economice;
• contribuie la generarea de venituri impozabile;
• sunt efectuate în scopul realizării de venituri impozabile;
• nu depășesc limitele admise de lege, respectând regulile și restricțiile impuse de legislația fiscală în vigoare;
• îndeplinesc condițiile prevăzute de lege pentru a fi scăzute din veniturile impozabile, în scopul determinării profitului impozabil.

Cum se calculează cheltuielile deductibile?

Calcularea cheltuielilor deductibile poate varia în funcție de jurisdicția fiscală și de natura activității tale. Cu toate acestea, există câțiva pași generali pe care îi poți urma:

1. Documentează corect cheltuielile: Primul pas este să documentezi și să păstrezi toate cheltuielile pe care le consideri deductibile. Acest lucru poate include facturi, bonuri fiscale și alte documente relevante. Arhivează documentele în mod corespunzător pentru a le putea avea la îndemână atunci când ai nevoie. 
2. Identifică cheltuielile care sunt deductibile: După ce ai documentat toate cheltuielile, următorul pas este să identifici care dintre acestea sunt considerate deductibile conform legislației fiscale în vigoare și în funcție de natura activității tale.
3. Calculează valoarea deductibilă: După ce ai identificat cheltuielile deductibile, calculează suma totală a acestora. Asigură-te că aplici corect orice reguli fiscale specifice care se aplică în cazul businessului tău. 
4. Raportează cheltuielile deductibile în declarația fiscală: Atunci când completezi declarația fiscală, raportează cheltuielile deductibile în secțiunile corespunzătoare. Asigură-te că urmezi toate instrucțiunile și că furnizezi toate documentele necesare.

Tipuri de cheltuieli deductibile fiscal

În timp ce anumite cheltuieli pot fi considerate deductibile sau nedeductibile în funcție de particularitățile afacerii, există câteva cheltuieli deductibile generale, stabilite de Codul Fiscal (art. 25), care se aplică tuturor afacerilor, indiferent de domeniul lor de activitate. Acestea sunt esențiale pentru calculul corect al impozitului pe profit și pentru optimizarea situației fiscale a unei companii.

Iată care sunt cele mai importante:

Utilități și chirie

Cheltuielile pentru utilități, cum ar fi electricitatea, apa, gazul, precum și chiriile plătite pentru spațiile de birouri sau pentru alte facilități folosite în scopul desfășurării activității economice sunt considerate cheltuieli deductibile.

Echipamente

Majoritatea întreprinderilor depind de folosirea diverselor echipamente, fie că este vorba de laptopuri, imprimante, echipamente pentru protecția muncii sau de utilaje complexe folosite în procesele de producție. Achiziționarea echipamentelor necesare pentru buna desfășurare a unei afaceri, precum și costurile asociate cu repararea acestora, sunt considerate cheltuieli deductibile conform legislației fiscale în vigoare.

Birotică și papetărie

Cheltuielile efectuate pentru achiziționarea produselor de birotică și papetărie necesare pentru desfășurarea activității companiei, cum ar fi: hârtia, plicurile, instrumentele de scris, dosarele, ștampilele, capsatoarele și alte asemenea, sunt considerate cheltuieli deductibile din punct de vedere fiscal. Aceste achiziții sunt considerate necesare pentru desfășurarea activității și pot fi deduse din veniturile companiei atunci când se calculează impozitul pe profit.

Descoperă întreaga gamă de articole de birou necesare pentru organizare și arhivare.

Publicitate și marketing

Orice cheltuieli efectuate pentru promovarea și publicitatea afacerii sunt de obicei deductibile. Acestea pot include costurile pentru campanii de publicitate online, broșuri, reclame în presă sau panouri publicitare. Sunt incluse în categoria cheltuielilor de reclama și publicitate și bunurile care se acorda în cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru încercarea produselor și demonstrații la punctele de vânzare, precum și alte bunuri și servicii acordate cu scopul stimulării vânzărilor. Din punct de vedere fiscal, cheltuielile de reclama și publicitate sunt deductibile în condițiile stabilite la art. 21, alin. (2) lit. d din Codul fiscal.

Citește ghidul despre dimensiuni de hârtie și descoperă de ce format ai nevoie pentru materialele publicitare. 

Deplasări în interes de serviciu

Cheltuielile legate de deplasările în interes de serviciu, transportul angajaților sau transportul mărfurilor sunt, de asemenea, deductibile. Acestea pot include costurile pentru carburant, cheltuielile cu cazarea și mâncarea în timpul călătoriilor de afaceri sau costurile de închiriere auto.

Formarea și dezvoltarea angajaților

Cursurile de formare profesională, seminariile, trainingurile sau alte programe de dezvoltare personală ale angajaților sunt recunoscute ca fiind cheltuieli deductibile și contribuie la creșterea competențelor și performanței echipei.

Consultanța și serviciile profesionale

Uneori, afacerile au nevoie de expertiză externă pentru a face față unor aspecte specifice, cum ar fi contabilitatea, consultanța fiscală, juridică sau alte servicii profesionale. Cheltuielile cu astfel de servicii sunt considerate deductibile în calculul impozitului pe profit.

Alte cheltuieli deductibile menționate în Codul fiscal includ:

• Cheltuielile pentru protejarea mediului și conservarea resurselor;
• Cheltuieli aferente pierderilor din evaluarea acțiunilor și a obligațiunilor pe termen lung;
• Cheltuieli efectuate în legătură cu achiziționarea de materiale de ambalare pe durata de viață utila stabilita de contribuabil;
• Amenzi, dobânzi, penalități și alte plati majorate datorate în baza contractelor comerciale.

Cheltuieli deductibile parțial

Cheltuielile deductibile parțial sunt acele cheltuieli care nu pot fi deduse în totalitate din veniturile impozabile, ci doar într-o anumită proporție sau măsură, conform reglementărilor fiscale în vigoare. Conform art. 25 alin. (3) din Codul fiscal, printre cheltuielile cu deductibilitate limitată se află următoarele:

• cheltuielile de protocol;
• cheltuielile sociale;
• pierderi tehnologice;
• cheltuielile cu provizioane / ajustări pentru depreciere și rezerve;
• rezerve;
• cheltuielile cu dobânzile și diferențele de curs valutar;
• amortizarea;
• tichetele cadou, al căror nivel maxim financiar acordat nu poate depăși suma stabilita de angajatori, împreună cu organizațiile sindicale sau, după caz, cu reprezentanții salariaților;
• scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare / depozitare, potrivit legii;
• ajutoare de înmormântare, ajutoare pentru bolile grave și incurabile, ajutoare pentru naștere, ajutoare pentru proteze, ajutoare pentru pierderi produse în gospodăriile proprii, ajutorarea copiilor din scoli și centre de plasament;
• cheltuielile pentru funcționarea, întreținerea și repararea unităților aflate în administrarea contribuabililor (creșe, grădinițe, scoli, muzee, biblioteci, cantine, baze sportive, cluburi, cămine de nefamiliști și altele).

Gestionează eficient cheltuielile deductibile 

Indiferent dacă ești la începutul călătoriei antreprenoriale sau ai deja o vastă experiență în domeniu, înțelegerea tipurilor de cheltuieli este esențială. Clasificarea corectă a cheltuielilor între deductibile, nedeductibile și cu o deductibilitate limitată nu numai că te va ajuta să raportezi corect profitabilitatea afacerii tale, ci te va proteja de potențiale probleme legale. Pentru a-ți ușura drumul către succes, Dacris îți pune la dispoziție o gamă largă de produse și echipamente necesare businessului tău.

Pentru a obține o listă completă și actualizată a cheltuielilor deductibile, a cheltuielilor deductibile parțial și a cheltuielilor nedeductibile, este important să consulți Codul Fiscal. De asemenea, pentru a te asigura că dispui de informații actualizate și corecte, consultarea periodică a Codului Fiscal și a oricăror acte normative complementare este esențială.