Știați că până la 5% dintre documentele unei organizații ajung să fie pierdute sau rătăcite?
Documentele sunt ca mail-urile necitite: se adună până când îți scapă de sub control. Problema cu cele tipărite e că ocupă spațiu fizic și vor deveni tot mai greu de pus în ordine. Dar, desigur, nu imposibil.
E nevoie de materiale pentru arhivare și organizare bine gândite. Cheful de curățenie vine odată cu soluțiile potrivite, iar noi te invităm să dai play unei piese ritmate și să… Ai dat play? Nu-i nimic, nu ne grăbim. „I want to break free” de la Queen? Perfect, se potrivește și cu documentele tale, care vor să scape de procesul ordonării și arhivării.
Respiră adânc și dă-ne voie să-ți prezentăm câteva dintre soluțiile noastre de arhivare, aici ne pricepem mai bine decât la recomandări muzicale. 😊
În primul rând, ai nevoie de cutii și containere de arhivare încăpătoare și de calitate, pentru a te asigura că, la final, toate documentele vor fi aranjate în ordine și mai ales în siguranță, astfel încât să poată fi păstrate în condiții optime. Pentru anumite tipuri de acte, legea impune păstrarea pe o durată de 5 sau 10 ani, iar în cazul statelor de plată, de 50 de ani. În plus, tot legea spune că e foarte important să păstrezi documentele în apropiere de un stingător de flăcări, pentru siguranță și prevenție.
Pentru a găsi cu ușurință un anumit document, trebuie să le organizezi pe toate foarte bine, iar aici îți venim în ajutor cu indecși, separatoare și alonje. Acestea vor face ca atunci când ai nevoie de un anumit act, să-l găsești la fel de simplu ca și cum ai efectua un Google search.
Să nu uităm nici de instrumentele potrivite, care ne vor face munca mult mai rapidă și ușoară. Ai nevoie, pentru început, de un capsator bun, la care să nu se blocheze capsele și de un marker care să scrie bine și să reziste în timp.
Când toate sunt aranjate și ai rămas cu un munte de hârtii care nu mai sunt necesare (poate formulare GDPR care au expirat sau rapoarte foarte vechi), soluția este un distrugător de documente. Astfel, nu doar că vei lăsa loc pentru ce contează, dar vei face o faptă bună și pentru mediul înconjurător atunci când vei trimite hârtia mărunțită spre a fi reciclată și îi vei da șansa la o nouă viață.
Te lăsăm să te apuci de treabă, vrem doar să-ți mai spunem ce am aflat interesant din statistici: în primele trei luni ale anului se folosesc circa 50 % din cutiile de arhivare necesare unui an întreg. Asta înseamnă că e momentul potrivit să arhivăm anul 2020 la propriu, dar și la figurat. Și pentru a o face cu drag și spor, noi ți-am pregătit pe site câteva cadouri speciale care vin împreună cu produsele noastre de arhivare.
Arhivare plăcută și nu uitați de muzică, pe noi ne ajută foarte mult în #ViațaLaBirou. 🙂
