Şedinţele pot fi considerate pierdere de timp, atunci când nu se desfăşoară într-un mod constructiv şi util pentru participanţi. Soluţia nu este să le eliminăm, ci să le facem cât mai eficiente şi folositoare.
Înainte de a stabili o şedinţă trebuie să ne asigurăm dacă:
• Am stabilit foarte clar scopul întâlnirii. Sunt toţi cei invitaţi să participe la şedinţă indispensabili pentru a ajunge la rezultatul dorit? Cu cât mai restrânsă este şedinţa, cu atât mai eficientă. Nu vrem să fie implicate persoane doar „de decor”, nu aduc niciun beneficiu şi riscă să-i molipsească şi pe ceilalţi de „plictiseală”.
• Fixează de la început durata şedinţei. Dacă nu ai o agendă bine pusă la punct, întâlnirea riscă să devină ineficientă, să dureze prea mult şi să creeze o stare de nerăbdare sau nervozitate între participanţi.
• Programează strategic. Nu alege o oră de vârf pentru programarea şedinţei, experţii recomandă ca cele mai bune intervale de timp sunt luni şi joii în jurul orei 3 după-amiaza.
• Alege locul cel mai potrivit de desfăşurare. În funcţie de subiectul şedinţei şi numărul de participanţi, întâlnirea se poate face în sala de conferinţe sau într-un birou.
• Păstrează atenţia participanților! Asigură-te că introduci căt mai multe elemente vizuale în prezentare şi că ai la îndemână toate mijloacele utile pentru acest lucru: flipchart, tabla magnetica sau interactivă, markere colorate cu care să-ţi ilustrezi uşor ideile sau un videoproiector.
• Cu cât mai puţine distracţii de la subiect, cu atât mai bine. Întrebările sau propunerile off-topic se notează şi se păstrează pentru o discuţie la final doar cu cei direct interesaţi. O şedinţă nu este locul potrivit pentru verificarea email-urilor sau a contului de Facebook, aşa că va fi păstrată doar agenda pe birou iar laptopul poate să ramână închis.
• În final, asigură-te că sunt rezumate concluziile şi fiecare ştie ce are de făcut. Nimic nu e mai frustrant decât să simţi că a fost doar bifată o întâlnire şi nu au fost înţeleşi paşii următori.
Vizitează-ne și pe:
Leave A Comment