Totul despre arhivarea documentelor: Cum eficientizezi activitatea de arhivare a documentelor în 2024?

Arhivarea documentelor este mai mult decât un simplu proces de organizare. Putem chiar spune că este coloana vertebrală a integrității și conformității în cadrul oricărei companii sau organizații. Înțelegem că provocările tale principale nu se limitează la stocarea fizică sau digitală, ci ele se extind la monitorizarea unui peisaj legislativ în continuă schimbare, garantarea securității informațiilor și optimizarea accesului rapid și eficient la documente.

De aceea, fie că ești la începutul implementării unui sistem de arhivare sau te afli în procesul de a îmbunătăți unul existent, probabil ca te confrunți cu necesitatea unei tranziții fără probleme, care să țină cont atât de aspectele tehnice, cât și de cele umane – cum ar fi managementul schimbărilor și adaptarea angajaților la noile proceduri.

Echipa Dacris înțelege nu doar complexitatea acestui proces și necesitatea de a respecta regulile stricte, cât și importanța de a găsi soluții și produse care să se alinieze perfect legislației actuale. Fie că te confrunți cu un volum mare de documente, provocări legate de clasificarea și menținerea acestora, securitatea informațiilor sau gestionarea eficientă a spațiului de stocare, ghidul nostru îți oferă sprijinul necesar.

Descoperă în continuare pașii esențiali pentru o implementare eficientă a procesului de arhivare documente, aprofundează legislația și procedurile relevante, și lasă-te inspirat de sfaturi utile, bune practici și recomandări de instrumente esențiale pentru a crește eficiența procesului de arhivare.

Ce este arhivarea documentelor și de ce este esențială pentru eficiența operațională și conformitatea legală?

Chiar și în era digitală înregistrările fizice sunt un aspect încă prezent, motiv pentru care procesul de arhivare documente joacă un rol important. Scopul principal al arhivării documentelor este să asigure păstrarea și disponibilitatea informațiilor relevante într-un mod eficient, fie pentru uz intern în cadrul unei organizații, fie pentru respectarea cerințelor legislative și reglementărilor.

Prin procesul de arhivare documente are loc o păstrare în siguranță și pentru perioade îndelungate de timp a tuturor documentelor dintr-o companie. Astfel de informații pot – sau nu – să fie folosite din nou în viitor, dar totuși, ele trebuie stocate până la sfârșitul perioadei de păstrare (așa cum prevede legislația). 

Descoperind cum se face arhivarea documentelor într-un mod clar și practic, compania sau organizația se bucură de unul dintre cele importante beneficii al acestei activități: evitarea riscului de pierdere a datelor. 

Defecțiunile de hardware sau erorile de software pot conduce la restricționarea accesului de date în format electronic. Prin menținerea unei arhive fizice a documentelor și înregistrărilor importante alături de copii ale acestora, firma se poate proteja împotriva pierderii de informații esențiale. 

În plus, arhivarea documentelor poate contribui la protecția împotriva încălcării datelor, și asigură că informațiile sensibile sunt stocate în siguranță și sunt accesibile doar personalului autorizat.

Care este procedura de arhivare a documentelor? 

Atunci când vorbim despre procedura de arhivare a documentelor, există mai multe aspecte importante de menționat. Acestea sunt etapele prin care această procedură se efectuează, condițiile stipulate de lege, dar și anumite particularități ale procedeului în funcție de tipul de documente arhivate. 

Procedura de arhivare a documentelor reprezintă o modalitate sigură de păstrare și inventariere a documentelor, asigurând confidențialitatea și păstrarea intactă a acestora. Acest proces  asigură păstrarea documentelor într-un mod organizat, securizat și ușor de accesat.

Iată de ce este importantă arhivarea documentelor și în ce în situații poate fi folosită:

• Facilitează accesul rapid la informații petrecute în trecut;
• Eficientizează fluxul de lucru;
• Economisește spațiul de stocare;
• Ajută în cazul unor inspecții fiscale;
• Pot fi folosite ca mijloc de probă în instanță.

Arhivarea documentelor implică adesea următoarele aspecte:

• Organizare: Documentele sunt ordonate și clasificate în funcție de criterii precum tipul, data, subiectul sau importanța. Arhivarea corectă permite companiilor să acceseze rapid și ușor documentele necesare, economisind timp și resurse.
• Stocare: Documentele sunt păstrate într-un mediu sigur și controlat, pentru a le proteja de deteriorare sau pierdere. 
• Accesibilitate: Arhivele trebuie să ofere acces ușor la documente atunci când sunt necesare. Acest lucru poate implica implementarea unui sistem de indexare sau de căutare eficient. De asemenea, documentele arhivate pot fi rapid accesate și prezentate în cazul auditurilor sau inspecțiilor, demonstrând transparența și responsabilitatea organizației.
• Gestionarea ciclului de viață al documentelor: Documentele trec printr-un ciclu de viață care include crearea, utilizarea activă, arhivarea și, în cele din urmă, eliminarea sau transferul într-o arhivă permanentă.
• Securitate și confidențialitate: Informațiile sensibile necesită măsuri de securitate adecvate pentru a preveni accesul neautorizat sau utilizarea incorectă a acestora. Arhivarea ajută la protejarea informațiilor sensibile sau confidențiale împotriva accesului neautorizat sau a pierderii.
• Conformitate cu Legislația: Arhivarea documentelor trebuie să respecte cerințele legale și reglementările referitoare la păstrarea și gestionarea informațiilor. În importanța conformității cu aceste reglementări, sunt luate în vedere riscurile legate de securitatea informațiilor și de necesitatea accesului rapid la documente în caz de audit sau litigii juridice. De asemenea, conformitatea cu legislația ajută la prevenirea pierderilor de date și a sancțiunilor pentru nerespectarea prevederilor legale, care pot fi semnificative​​​​​​.
• Continuitatea afacerii: În caz de dezastre naturale sau probleme tehnologice, arhiva bine organizată poate asigura recuperarea rapidă a informațiilor esențiale pentru continuarea activității.
• Eliminarea responsabilă: Documentele care nu mai sunt necesare sau care au atins finalul ciclului lor de viață pot fi eliminate sau arhivate în mod responsabil, în conformitate cu politicile organizaționale și legale.

Legea arhivării documentelor – care este legislația cu privire la acest proces?

Legea arhivării documentelor este reglementată atât de Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, cât și de noile reglementări privind documentele financiar-contabile (Ordinul 2634/2015, Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică, dar și Legea 36/2023 prin care au fost aduse modificări Legii 82/1991 cu privire la păstrarea documentelor justificative, în cazul prelucrării automate a datelor).

Citește mai multe din ghidul nostru despre legea arhivării documentelor și care sunt cele mai importante reglementări în acest domeniu. 

Când are loc procesul de arhivare?

Procesul de arhivare este, de regulă, specific începutul de an, dar nu este obligatoriu. Acesta poate varia în funcție de necesitățile companiei și de tipurile de documente gestionate. În unele cazuri, companiile pot opta pentru un program de arhivare anual pentru a revizui și actualiza arhivele la începutul fiecărui an, dar acest lucru depinde de politica internă și de cerințele de conformitate.

Arhivarea continuă: Pentru multe companii, arhivarea este un proces continuu. Documentele sunt adăugate la arhivă pe măsură ce sunt create sau la sfârșitul ciclurilor lor de viață.

Arhivarea periodică: În unele cazuri, poate fi mai eficient să se efectueze arhivarea la intervale regulate, cum ar fi trimestrial sau anual.

Arhivarea fizică vs arhivarea electronică: ce înseamnă fiecare și cum funcționează un sistem hibrid

Când vine vorba despre îndatoririle unei organizații, păstrarea documentelor în siguranță se numără printre principalele lucruri pe care aceasta trebuie să le aibă în vedere. Așadar, arhivarea, fie ea electronică sau fizică, este una dintre cele mai importante sarcini. 

 

Arhivarea fizică

Arhivarea fizică a documentelor se referă la procesul de organizare, stocare și gestionare a documentelor în format fizic, cum ar fi hârtie, dosare, fotografii. Așadar, pentru a se putea realiza, este nevoie de un spațiu sigur, unde pot fi ținute toate documentele.

Avantajele arhivării fizice:

• Potrivită pentru documente originale sau semnături fizice;
• Documentele fizice sunt tangibile și pot fi ușor de accesat dacă sunt ordonate corect;
• Unele documente pot necesita stocare fizică datorită reglementărilor specifice;
• În condiții adecvate, documentele fizice pot rezista pentru decenii sau chiar secole;
• Mai puțin susceptibile la atacuri cibernetice, deși rămân vulnerabile la furt fizic sau deteriorare;
• Multe organizații și persoane sunt familiarizate cu sistemul clasic de arhivare fizică.

Dezavantaje:

• Necesită spațiu fizic semnificativ pentru stocare;
• Accesul la documente este limitat la locația fizică a arhivei;
• Vulnerabile la dezastre naturale, incendii, inundații sau deteriorare fizică;
• Localizarea documentelor poate fi un proces lent și laborios;
• Costuri asociate cu stocarea fizică și gestionarea spațiului;

Arhivarea digitală

Arhivarea electronică reprezintă stocarea informațiilor în format digital, fiind cea mai nouă metodă de arhivare acceptată.

Avantaje:

• Documentele digitale pot fi accesate rapid de oriunde. Sunt necesare doar un dispozitiv electronic și o conexiune la internet;
• Prin stocarea digitală se economisește spațiul fizic necesar pentru dosare și rafturi;
• Funcția de căutare permite localizarea rapidă a documentelor;
• Posibilitatea de a crea backup-uri facilitează recuperarea datelor în caz de pierdere sau deteriorare;
• Documentele digitale pot fi ușor partajate și editate simultan de mai mulți utilizator.

Dezavantaje:

• Necesită echipamente tehnologice și software-uri adecvate;
• Vulnerabilă la atacuri cibernetice, malware și pierderea datelor din cauze tehnice;
• Implementarea unui sistem de arhivare digital poate implica investiții semnificative în tehnologie și formare;
• Tehnologia evoluează rapid, iar sistemele și formatele pot deveni învechite.

De obicei, companiile adoptă un sistem hibrid, combinând elementele arhivării fizice și digitale. Pentru a gestiona eficient aceste două sisteme în tandem și a evita redundanțele sau alte probleme, ia în considerare următoarele aspecte:

1. Clasificarea documentelor: Identifică tipurile de documente care se pretează mai bine arhivării fizice și cele care sunt potrivite pentru arhivarea electronică.
2. Politica de retenție: Stabilește politici și proceduri clare pentru ce documente trebuie să fie arhivate fizic și ce documente digital. Aceasta ajută la evitarea duplicării și la asigurarea conformității cu reglementările de retenție.
3. Indexare și catalogare: Folosește un sistem de indexare și etichetare uniform pentru ambele tipuri de arhive. Acest lucru facilitează găsirea documentelor indiferent de formatul lor.
4. Integrarea ambelor sisteme într-un mod care să faciliteze arhivarea: Când este posibil, folosește tehnologii care permit integrarea între arhivarea fizică și cea digitală. Folosește tehnologii de recunoaștere a caracterelor (OCR) pentru a converti documentele fizice în format electronic sau folosește un sistem electronic de management al documentelor, care include referințe la locația fizică a documentelor.
5. Sisteme de urmărire: Implementează sisteme de urmărire (cum ar fi coduri de bare sau RFID) care funcționează atât pentru documentele fizice, cât și pentru cele digitale. Acest lucru ajută la monitorizarea eficientă a tuturor documentelor.
6. Sincronizare și backup: Implementează procese de sincronizare și backup între sistemul fizic și electronic pentru a asigura redundanța și siguranța datelor. De asemenea, ia în calcul planuri de contingență și recuperare atât pentru arhiva digitală (cum ar fi backup-uri digitale) cât și pentru cea fizică (cum ar fi planuri de salvare în caz de dezastre).
7. Audituri regulate: Efectuează audituri regulate ale ambelor sisteme pentru a identifica și aborda eventualele ineficiențe sau redundanțe.
8. Digitalizarea selectivă: Ia în considerare digitalizarea documentelor fizice care sunt accesate frecvent pentru a reduce dependența de sistemul fizic și a îmbunătăți accesul.
9. Securitatea și conformitatea: Implementează măsuri de securitate adecvate pentru protejarea datelor electronice și asigurați respectarea cerințelor de conformitate.
10. Instruirea angajaților: Asigură-te că angajații înțeleg procedurile de arhivare și diferențele dintre gestionarea documentelor fizice și cele digitale. Formarea ajută la reducerea erorilor și folosirea eficientă a sistemului hibrid. 

Etape și recomandări pentru implementarea unui sistem eficient de arhivare a documentelor

Fie că ai idee despre ce înseamnă arhivarea documentelor și nu ești la primul procedeu, fie că abia acum descoperi ce trebuie făcut, primul pas este să identifici nevoile specifice ale organizației și să stabilești un regulament privind arhivarea documentelor pe care să îl respecți atât tu, cât și cei din echipă. 

Arhivarea documentelor este o activitate esențială în orice companie și ajută la stocarea și recuperarea eficientă a documentelor importante, asigurând securitatea și longevitatea acestora. De aceea, este important să stabilești metode de arhivare a documentelor practice și aplicabile în funcție de compania pe care o gestionezi. 

Dacris îți pune la dispoziție tot ce ai nevoie pentru organizare și arhivare, astfel încât compania și persoanele responsabile de acest proces să se bucure de un flux de lucru eficient. 

Procesul de arhivare a documentelor implică mai multe etape, fiecare fiind importantă pentru asigurarea gestionării eficiente a informațiilor în organizație. Printre acestea se numără:

• Stabilirea persoanelor responsabile;
• Primirea actului;
• Completarea registrului de intrări;
• Politica de retenție;
• Verificarea constituirii documentului (în cazul descoperii unor nereguli, se efectuează modificări);
• Indexarea actului într-un dosar- Recomandarea Dacris: Alege un dosar cu șină rezistent care, spre deosebire de dosarul clasic de carton, asigură o mai bună protecție a documentelor.
• Condiții speciale pentru arhivare etc.

Iată ce înseamnă mai exact fiecare dintre aceste etape:

1. Alege persoanele responsabile pentru procesul de arhivare

Procesul de arhivare a documentelor este, de obicei, în responsabilitatea departamentului de administrare sau a unui specialist în arhivare. În companii mai mari, poate exista un întreg departament dedicat gestionării documentelor și arhivelor. În companii mici adesea responsabilitatea arhivării documentelor revine contabilului sau managerului de birou, deoarece aceștia au cel mai frecvent acces la documentele financiare și administrative.

În funcție de companie și departamentele care există, pot fi implicați în proces: 

• Angajații departamentului administrativ: Responsabili cu clasificarea și arhivarea zilnică a documentelor;
• Managerii de departament: Supraveghează conformitatea cu politica de arhivare a companiei;
• Specialiști IT: În cazul arhivării digitale, sunt implicați pentru a asigura securitatea datelor și întreținerea sistemelor de management al documentelor;
• Departamentul de Resurse Umane: În multe organizații, documentele legate de angajați sunt gestionate de departamentul de resurse umane.

2. Identifică documentele care necesită arhivare

Înainte de activitatea efectivă de arhivare documente, trebuie să efectuezi un audit privind numărul documentelor și actelor ce necesită să fie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. De asemenea, este necesară clasificarea documentelor în funcție de tip, subiect, data creării, etc.

Totodată, trebuie să stabilești politica de arhivare, accesoriile de organizare și arhivare și dacă arhivarea se va realiza într-o încăpere separată sau nu.

Iată mai jos ce documente se arhivează:

• Documente financiare: acestea includ facturi, chitanțe, state de plată, registre contabile, bilanțuri, rapoarte de audit, și alte documente legate de tranzacțiile financiare ale companiei;
• Contracte legale și juridice: contracte cu clienții, furnizorii, partenerii de afaceri, acorduri de confidențialitate, acte de înființare a societății, licențe și autorizații, scrisori de aprobare și decizii judiciare;
• Documentele de resurse umane: acestea cuprind contractele de muncă și acte adiționale, rapoarte de evaluare a performanței, cereri de concedii, adeverințe eliberate  și alte înregistrări legate de angajați;
• Documente de comunicare: email-uri, scrisori, minute de întâlnire, politici de comunicare internă, rapoarte, documente referitoare la cultura organizațională și alte tipuri de comunicare internă și externă;
• Documente de proiect: planuri de proiect, rapoarte de progres, documentație tehnică, și alte materiale legate de managementul proiectelor;
• Documente de conformitate și certificări: printre acestea se numără documente de audit și inspecție, rapoarte de conformitate, documente de reglementare, autorizații, licențe și alte rapoarte privind respectarea normelor și standardelor;
• Documente operaționale: instrucțiuni de lucru, proceduri, manuale de politici și proceduri, și alte documente care descriu modul în care operațiunile zilnice sunt efectuate;

3. Implementează sistemul de arhivare

Vorbim aici de instalarea și configurarea sistemului de arhivare, fie că este vorba de rafturi fizice pentru documente sau de soluții software de arhivare electronică. Decizia asupra metodei de arhivare, fie aceasta fizică, electronică sau o combinație între cele două, trebuie luată în funcție de cerințele fiecărei companii în parte și resurse.

4. Ține cont de condițiile în care trebuie făcută arhivarea documentelor

Pe lângă etapele necesare arhivării documentelor, este important de menționat și faptul că acest procedeu se face în anumite condiții, urmând câteva reguli stricte, după cum urmează: 

• Zona nu trebuie să prezinte igrasie;
• Încăperea nu trebuie să fie expusă pericolului de inundație, explozie sau incendiu;
• Toate încăperile de acest fel trebuie să aibă stingătoare echipate;
• Geamurile trebuie să aibă gratii, pentru a se preveni furtul;
• În interiorul camerelor, temperatura trebuie să fie cuprinsă între 15-25 de grade Celsius, iar umiditatea, de 50-60%;
• Nu trebuie depozitate și obiecte care nu fac parte din arhivă.

Descoperă gama noastră variată de cutii și containere de arhivare, dosare, etichete, dar și clasificatoare pentru a te asigura că arhivarea documentelor se realizează în condiții optime!

 

5. Elaborează o politică de arhivare și retenție

Planul trebuie să includă reguli clare pentru tipurile de documente care trebuie arhivate, perioada de păstrare pentru fiecare tip de document, locația unde sunt toate hârtiile stocate, cine are acces la ele, dar și procesul de recuperare, în cazul în care apar erori. În cadrul acestui plan poți include și containerele, cutiile de depozitare și tipurile de dosare suspendabile folosite în fiecare caz, pentru a eficientiza întregul proces.

De asemenea, trebuie să ai în vedere dezvoltarea unei politici de rețenție a documentelor, care să stabilească perioadele de timp pentru care documentele trebuie să fie păstrate înainte de eliminare sau arhivare și să te asiguri de conformitatea cu cerințele legale privind retenția documentelor. Conform legii, fiecare tip de document are o perioadă specifică de păstrare.

6. Stabilește un sistem de clasificare și etichetare

Un sistem bun de clasificare este esențial pentru organizarea eficientă a documentelor fizice. Acesta facilitează depozitarea, păstrarea și recuperarea documentelor. 

Modul de codificare te va ajută la identificarea, sortarea și recuperarea ușoară a documentelor. De aceea, este important să stabilești cum se arhivează un document, în așa fel încât să fie ușor de înțeles și de urmat, dar și respectat de toți cei prezenți în companie. Ai posibilitatea de a include detalii importante, cum ar fi tipul de document, data și autorul, precum și numele eventualului colaborator.

Recomandarea este să realizezi o schemă standard de indexare care să includă informații importante, cum ar fi tipul de document, data, autorul și cuvintele-cheie legate de conținut, deoarece ajută la căutarea și găsirea ușoară a arhivelor.

În plus, sistemele de etichetare și de separare a dosarelor fac organizarea și căutarea documentelor mult mai rapide. Atașează o etichetă la capătul fiecărui dosar, astfel încât să știi de ce categorie sau subcategorie aparține. Folosește etichete clare și concise pentru a descrie conținutul fiecărui dosar sau cutie de arhivare

7. Alege soluțiile, instrumentele și accesoriile potrivite pentru o arhivare fizică eficientă

Alegerea normelor de arhivare a documentelor, dar și a instrumentelor potrivite sunt la fel de importante pentru accesibilitatea tuturor actelor și eficientizarea procesului de arhivare a documentelor.

Cutii pentru arhivare

Cutii pentru arhivare sunt instrumente esențiale pentru organizarea și stocarea documentelor într-un mod eficient și sigur. De asemenea, cutiile pentru arhivare oferă o barieră protectoare împotriva prafului și a umidității și mențin documentele și obiectele stocate într-o stare mai bună pe termen lung.

 

Descoperă colecția de cutii și containere de organizare și arhivare pentru a gestiona mai eficient spațiul.

Bibliorafturi

Bibliorafturile sunt utile și eficiente pentru organizarea și arhivarea documentelor într-un mod practic. Sunt ideale pentru păstrarea documentelor care sunt accesate frecvent, deoarece permit o extracție ușoară a documentelor. Dosarele pot fi etichetate și grupate pe categorii sau subiecte, facilitând identificarea și recuperarea rapidă a documentelor.

Recomandări Dacris: 

• Biblioraft Esselte A4 cu mecanism patentat No.1, cu o extraordinară forță de închidere și precizie, testat și garantat pentru 10,000 de utilizări.

 

 

• Biblioraft Skag A4 ce permite clasificarea și organizarea documentelor, astfel încât acestea să fie ușor accesibile și identificabile.

 

Dacris.ro îți pune la dispoziție o gamă largă de bibliorafturi în diferite culori, modele și dimensiuni care să te ajute în eficientizarea procesului de arhivare a documentelor.

Dosare din plastic și carton

Dosarele din plastic și carton oferă o modalitate flexibilă de a organiza documentele mai mici sau cele care trebuie grupate împreună, cum ar fi proiecte sau documente tematice. Ambele tipuri de dosare au avantajele lor și pot fi alese în funcție de nevoile specifice ale organizației.

Recomandare Dacris: 

 

Te ajutăm cu o selecție variată de dosare care pot fi utilizate într-o varietate de domenii, de la birouri și școli la case și ateliere.

Folii de protecție

Foliile de protecție sunt folosite pentru a proteja documentele individuale importante de deteriorare. Acestea sunt utile, în special pentru documentele manipulate frecvent sau pentru cele cu valoare istorică.

Recomandare Dacris:

 

Pe Dacris.ro găsești orice tip de folii de protecție de care ai nevoie. 

Mape

Eficiente pentru organizarea temporară a documentelor în curs de procesare sau revizuire. De asemenea, mapele sunt utile pentru distribuirea documentelor la întâlniri sau prezentări. În medii de lucru în care se desfășoară proiecte, mapele pot fi utilizate pentru a organiza documentele asociate cu fiecare proiect în parte.

Recomandări Dacris:

• Mapa pentru documente A4 cu index A-Z și copertă neagră

 

 

• Mapă pentru documente A4 cu 20 de separatoare de la Esselte

Descoperă întreaga selecție de mape ideale pentru organizare și arhivare.

Indecși și separatoare

Împreună, indecșii și separatoarele sunt instrumente esențiale în crearea și menținerea unui sistem eficient de arhivare, contribuind la ordonarea și accesarea ușoară și rapidă a documentelor. De exemplu, prin includerea informațiilor despre perioada de retenție a documentelor, indecsii ajută la gestionarea corespunzătoare a eliminării sau păstrării acestora. De asemenea, prin etichetarea fiecărui index cu o descriere clară, poți identifica imediat conținutul categoriei respective.

Totodată, în cazul în care există un volum mare de documente, separatoarele pot fi folosite pentru a organiza și separa diferitele categorii sau etape ale proceselor.

Recomandări Dacris:

• Separator Dacris A4, confecționat din carton colorat. Foarte util pentru organizarea si arhivarea documentelor din bibliorafturi sau caiete mecanice.

 

• Index în 5 culori care te ajută să evidențiezi sau să marchezi o informație pentru a reveni la ea mai târziu.

 

Intră pe site-ul Dacris și descoperă o gamă largă de indecși și separatoare de diferite mărimi, culori și modele. 

8. Actualizează și monitorizează arhiva

Efectuează verificări periodice pentru a te asigura că sistemul de arhivare rămâne eficient și conform cu cerințele legale. Revizuiește periodic documentele arhivate și elimină-le pe cele a căror perioadă de retenție a expirat, conform procedurilor de distrugere sigură. 

9. Distruge documentele care nu mai sunt necesare

În cazul în care documentele nu mai sunt necesare sau au depășit perioada legală de retenție, acestea pot fi distruse în mod sigur. De asemenea, este important de știut faptul că distrugerea documentelor este și ea sancționată și se poate realiza doar de către servicii autorizate de arhivare documente. 

Recomandări Dacris: 

• Distrugător documente Fellowes 125Ci, perfect pentru utilizarea profesională și dotat cu o varietate de funcții inteligente.

 

 

• Distrugătorul de documente automat Fellowes AutoMax 100M, care poate fi folosit atât acasă, cât și la birou.

 

 

Descoperă întreaga selecție de distrugătoare de documente perfecte pentru utlizarea profesională și dotate cu o varietate de funcții inteligente. 

10. Implementează măsuri de securitate și un plan de reacție în caz de dezastre

Documentele arhivate pot conține informații sensibile care trebuie protejate. Implementarea unor măsuri de securitate, inclusiv controlul accesului, criptarea și copiile de rezervă, contribuie semnificativ la protejarea actelor arhivate împotriva accesului neautorizat, a furtului sau a pierderii.

Este esențial să ai un plan bine stabilit pentru protecția arhivelor în caz de dezastre naturale, cum ar fi inundații, incendii sau cutremure. Acest plan ar trebui să includă proceduri de backup și strategii de recuperare a datelor.

11. Instruirea și formarea angajaților

Poți efectua o instruire a angajaților cu privire la cele mai bune practici de arhivare a documentelor, inclusiv modul de identificare a hârtiilor importante, suporturile de stocare și de recuperare pentru actele arhivate, dar și modul de respectare a cerințelor legale.

Mai mult decât atât, ai posibilitatea de a organiza periodic întâlniri și cursuri de formare și de perfecționare, pentru a-i familiariza pe angajați de noile proceduri și sisteme, asigurându-te de faptul că toată lumea din firmă respectă și aplică cele mai bune practici.

De asemenea, stabilește un program regulat pentru revizuirea și arhivarea documentelor, pentru a evita acumularea și dezordinea.

Sfaturi și bune practici în arhivarea documentelor

Crearea unei arhive bine pusă la punct este importantă pentru fiecare organizație și necesită o planificare atentă, medii de stocare adecvate, indexare, precum și măsuri de securitate eficiente.

Sustenabilitate în arhivare

Într-o societate marcată de provocări sociale și ecologice, înțelegerea și integrarea conceptului de sustenabilitate în mediul de lucru este mai mult decât o necesitate. Aceasta reprezintă și o oportunitate de a arăta un angajament sporit față de responsabilitatea socială, protecția mediului și utilizarea eficientă a resurselor.

Generațiile viitoare și mediul în care vor trăi sunt importante pentru Dacris, de aceea recomandăm folosirea materialelor sustenabile pentru arhivarea fizică și reducerea amprentei de carbon prin digitalizare. 

Printre inițiativele cu care ne mândrim: ne-am ocupat ca deșeurile de hârtie să ajungă la principalii reciclatori din România, am valorificat 545 de tone de hârtie și am salvat 10 hectare de pădure – mai precis 24 de terenuri de fotbal.

Organizare, indexare și depozitare într-un mediu controlat

Este vital să alegeți un loc adecvat pentru arhivare, care să nu fie expus unor temperaturi extreme sau umidități. Documentele ar trebui clasificate și indexate pentru a facilita accesul rapid la ele și stocate în materiale care nu conțin acizi pentru a preveni deteriorarea lor​​.

Etichetare și indexare corectă

Pentru a asigura o recuperare eficientă a documentelor, este esențial să folosiți un sistem clar de etichetare și indexare. Acest lucru poate include etichetarea dosarelor și introducerea lor într-o bază de date căutabilă​​. Etichetează documentele și cutiile de arhivare cu informații clare despre conținut, data arhivării și perioada de păstrare.

Depozitarea sigură a arhivelor

Documentele pe hârtie sunt susceptibile la deteriorare fizică datorită factorilor de mediu, precum umezeala și temperaturile extreme. Prin urmare, este important să stochezi arhivele într-un loc unde clima, temperatura și umiditatea sunt reglementate și să iei măsuri de securitate fizice și digitale, cum ar fi camerele de supraveghere și controlul accesului​​.

Management și audit periodic

Un aspect critic al retenției eficiente a documentelor este managementul arhivelor. Acesta poate implica desemnarea unei persoane sau a unui departament responsabil pentru monitorizarea și gestionarea sistemelor de stocare a arhivelor, asigurând acuratețea și completitudinea documentelor și aplicarea oricăror linii directoare legale sau de reglementare​​.

Sisteme de clasificare și urmărire

Implementarea unui sistem de clasificare eficient și a unui sistem de urmărire a dosarelor, cum ar fi software-ul de urmărire a dosarelor, poate îmbunătăți semnificativ accesul la informații și scurta timpul de recuperare​​.

Folosirea materialelor de calitate

Folosirea materialelor de calitate în procesul de arhivare este esențială pentru asigurarea protecției și durabilității documentelor pe termen lung. Dosarele, cutiile și alte materiale utilizate în arhivare trebuie să fie fabricate din materiale rezistente, non-toxice și cu proprietăți anti-acide pentru a preveni degradarea documentelor.

Dacă alegi materiale de calitate în arhivarea, te asiguri că documentele sunt bine conservate și pot fi accesate în stare impecabilă de-a lungul timpului, consolidând astfel eficiența și integritatea sistemului de gestionare a documentelor.

Arhivarea documentelor nu este doar o sarcină administrativă, ci un traseu esențial către conformitate și eficiență. Acum, ești echipat cu informațiile și instrumentele necesare pentru a naviga cu încredere prin acest proces. Nu uita, fiecare document arhivat corect nu este doar un simplu document păstrat în siguranță, ci o piesă esențială în puzzle-ul succesului organizației tale. Nu lăsa ca acest val de inspirație să se risipească – ai oportunitatea de a transforma arhivarea documentelor dintr-o sarcină obositoare într-un proces eficient și plăcut.

Ghidul Dacris îți stă la dispoziție pentru a descoperi toți pașii de care ai nevoie pentru a optimiza procesul de arhivare. Explorează acum selecția noastră și începe să construiești un sistem de arhivare care nu doar că respectă regulile, dar le depășește. Fă primul pas către o gestionare documentară de excepție!