Trimitem zilnic zeci de email-uri. Către șefi, colegi, colaboratori sau prieteni. Aceste mesaje au devenit cea mai rapidă și eficientă cale de a comunica. Așa că, precum celelalte tipuri de interacțiune – față în față sau prin telefon – și poșta electronică are câteva reguli. Nu este vorba despre cum să completăm adresa destinatarului sau cum să atașăm fișiere, ci despre … bunele maniere atunci când trimitem un email.
Sigur și tu te-ai aflat în fața laptopului sau a tabletei, întrebându-te dacă este în regulă să folosești o anumită formulă de adresare sau exprimare într-un mail oficial. Iată câteva sfaturi de care este bine să ții cont.
Folosește un titlu care să rezume conținutul mailului. Așa te asiguri că mesajul tău va reprezenta o prioritate pentru destinatar și va fi deschis. Nu uita de formulele de salut și de încheiere. Dacă față în față ne spunem “bună” și “mulțumesc”, de ce să nu o facem și în scris? “Bună ziua!” sau “O zi frumoasă” par simple formalități, însă absența lor indică lipsa de politețe și profesionalism.
Pui emoticon-ul Smiley în mail? Depinde de mesajul pe care îl transmiți. Dacă cel cu care corespondezi te cunoaște personal, iar tu ești o fire veselă, nu este nimic greșit să pui un “zâmbăreț” în mesaj. Însă dacă trimiți prima oară email unei persoane, mai bine renunți la emoticoane.
Studiile arată că avem tendința să dăm o interpretare negativă cuvintelor atunci când nu auzim tonul vocii şi nu vedem limbajul corpului. Așadar, este indicat să alegi cu grijă exprimarea, să eviți expresii cu dublu înteles, iar ironiile și glumele păstrează-le, mai bine, pentru întalnirea în persoană.
Nu scrie niciodată mesaje negative despre șef sau colegi. Nu se știe niciodată cine este lângă tine, iar câteva cuvinte pot strica relații profesionale solide. Pentru momentele în care vrei să asiguri că nimeni nu vede ce scrii, alege filtre de confidențialitate pentru ecran.
Aspectul contează chiar și in email-uri: utilizează același tip de caractere, scrie negru pe alb, aliniază paragrafele, astfel încât mesajul să fie înțeles ușor și corect. Folosirea literelor mari înseamnă un ton ridicat/iritat şi e deranjantă. De asemenea, nici fontul bold nu este recomandat pentru întregul text, decât pentru a evidenția un cuvânt sau o frază. Atenţia pe care o dai atunci când redactezi un mesaj transmite prin ecran că eşti profesionist şi atent la detalii.
Pentru situațiile în care trebuie să discuți o problemă mai amănunțită, care necesită mai multe întrebări și răspunsuri, lămuriri și negocieri, email-ul nu este tocmai potrivit, pentru că anumite aspecte se pot înțelege greșit. Dar tot tehnologia îți sare în ajutor! Aplicații precum Skype permit apeluri video, pentru care nu îți trebuie decât o cameră web.
Tu de ce reguli ții cont în comunicarea electronică?
Ce este esential sa respectam atunci cand trimitem un email?
1. Nu uita sa adaugi un subiect al email-ului care sa spuna clar despre ce este vorba in acesta. Practic, in subiect rezumi in cateva cuvinte continutul email-ului
2. Incepe email-ul cu o formula de adresare potrivita destinatarului (ex. Draga X, Stimate X, Salut Y etc.)
3. Daca nu ai comunicat de mult timp cu persoana careia ii trimiti email-ul, prezinta-te din nou si ofera-i detalii despre subiectele de discutie anterioare sau in ce conditii v-ati cunoscut
4. Redacteaza corect si aranjat continutul unui email astfel incat sa poata fi parcurs fara dificultate. Daca are mai mult text, adauga paragrafe
5. Nu folosi texte de culori multiple sau care in combinatie cu fundalul deranjeaza ochiul
6. Evita sa folosesti cuvinte scrise intotalitate cu majuscule, deoarece ofera senzatia ca strigi
7. Verifica sa nu ai greseli de ortografie
8. Evita sa folosesti prescurtari, nu este profesional
9. Foloseste o formula de incheiereconform destinatarului (cu stima, cu respect, toate cele bune, va multumesc, o zi buna, ganduri bune etc.), care sa se potriveasca cu formula de adresare de la inceputul email-ului
10. Nu uita de semnatura. Aceasta trebuie sa contina: numele si prenumele, daca este cazul numele firmei si functia ocupata in cadrul acesteia, date de contact, daca ai un blog sau website si doresti sa le faci cunoscute adauga adresele acestora. Mai poti adauga profilele retelelor sociale pentru a oferii mai multe optiuni de contact sau sa iti fie urmarita activitatea. Evita sa adaugi o imagine in semnatura deoarece pot sa fie probleme cu afisarea, iar daca nu este de calitate nu arata deloc bine
11. Cand trimiti atasamente mari, nu uita sa le arhivezi
12. Nu trimite niciodata atasamente mari fara sa anunti destinatarul
13. Denumeste atasamentele astfel incat destinatarul sa stie ce contin
14. Nu folosi un limbaj urat in email-uri, nimeni nu este obligat sa il citeasca si mai ales sa iti raspunda
15. Asigura-te ca adresele destinatarilor sunt corect scrise
16. Daca ai primit un email in care se asteapta un raspuns din partea ta si in discutie sunt incluse mai multe persoane, foloseste optiunea Reply All, astfel incat toate persoanele implicate in discutie sa vada raspunsul, nu doar expeditorul (cazul cand folosesti optiunea Reply). Foloseste Reply All doar in cazurile cand toata lumea e necesar sa primeasca feedback-ul tau.
17. Nu expune niciodata adresele de email ale prietenilor unor necunoscuti, prin adaugarea acestora in campul “To” sau “CC”.Foloseste “BCc” (Blind Carbon Copy)!
18. Nu trimite nici un email fara sa il verifici inca o data inainte de a apasa butonul de “Trimitere”