Foaia de pontaj: solutii de completare si arhivare I Dacris

Ce trebuie să știi acum despre foaia de pontaj:

Foaia de pontaj este un document esențial pentru evidența orelor de muncă și respectarea legislației.
Pe lângă completarea corectă a foilor de pontaj, și organizarea și arhivarea acestora sunt importante.
Bibliorafturile, dosarele și instrumentele de scris de la Dacris îți permit să organizezi și să arhivezi corect foile de pontaj și alte documente importante ale companiei.

Descoperă în continuare un model de pontaj pe care îl poți folosi pentru angajații tăi, precum și instrucțiuni de completare a foii de pontaj.

Ce este foaia de pontaj și de ce este importantă?

Foaia de pontaj este un document utilizat de angajatori pentru a înregistra și monitoriza orele de muncă prestate de angajați într-o anumită perioadă.

Aceasta este esențială în orice companie, deoarece evidențiază clar timpul lucrat zilnic, orele suplimentare, pauzele, concediile și absențele, fiind esențială pentru calculul corect al salariilor.

Dincolo de rolul administrativ, foaia de pontaj are o importanță legală majoră. Conform Art. 119 din Codul Muncii, angajatorii sunt obligați să țină o evidență exactă a timpului de lucru pentru fiecare salariat.

Astfel, foaia de pontaj contribuie la respectarea normelor legale, la prevenirea disputelor de muncă și la asigurarea transparenței în relația angajator–angajat.

Pontaj manual vs. pontaj electronic: tabel comparativ

Evidența orelor de muncă se poate realiza prin pontaj manual sau pontaj electronic, fiecare metodă având avantaje și limitări. Descoperă mai multe detalii în acest tabel:

Criteriu	Pontaj manual	Pontaj electronic
Modalitate de completare	Scris de mână, pe hârtie sau fișe tipizate	Digital, prin aplicații, software sau sisteme automate
Timp de completare	Mai mare, necesită verificări frecvente	Rapid, datele se înregistrează automat
Risc de erori	Ridicat (completare greșită, omisiuni)	Redus, validări automate
Acces la date	Limitat, doar fizic	Accesibil în timp real, de oriunde
Arhivare	Dosare fizice	Stocare electronică securizată
Conformitate legală	Necesită atenție sporită	Ușor de adaptat cerințelor legale
Costuri	Reduse inițial	Investiție inițială, eficiență pe termen lung

Cum se completează corect foaia de pontaj? Ghid pas cu pas

Completarea corectă a foii de pontaj este esențială pentru calculul salariilor și respectarea legislației muncii. Urmează pașii de mai jos pentru o evidență clară și conformă:

Identificarea angajatului. Completează datele de bază: nume și prenume, funcție, departament și perioada de pontare (lună/an).
Stabilirea programului de lucru. Notează programul zilnic conform contractului individual de muncă: normă întreagă, parțială, ture sau program flexibil.
Înregistrarea orelor lucrate zilnic. Pentru fiecare zi lucrătoare, trece ora de început și de sfârșit a activității sau numărul total de ore lucrate.
Evidențierea orelor suplimentare. Orele peste programul normal se menționează distinct, cu respectarea limitelor legale și a aprobărilor interne.
Marcarea absențelor și concediilor. Zilele de concediu de odihnă, concediu medical, sărbători legale sau absențe nemotivate trebuie evidențiate clar, folosind simbolurile sau codurile stabilite.
Verificarea și validarea pontajului. Datele se verifică pentru a evita erorile, apoi foaia de pontaj este semnată de angajat și aprobată de superiorul direct sau de departamentul HR.
Arhivarea documentului. Pontajul se păstrează conform termenelor legale, fie în format fizic, fie electronic, pentru eventuale controale sau verificări ulterioare.

👉 Dacă plănuiești să mărești frecvența prezenței la birou pentru angajații tăi, asigură-te că le oferi un mediu de lucru ergonomic și relaxat. Citește ghidul complet pentru alegerea mobilierului ergonomic de birou.

Soluții Dacris: instrumente pentru organizarea documentelor de pontaj

O evidență corectă a foilor de pontaj nu se oprește la completare, ci continuă cu organizarea și arhivarea eficientă a documentelor. Iar cu Dacris, ai toate articolele de care ai nevoie într-un singur loc.

Îți oferim soluții practice de organizare și arhivare, ideale pentru companii care doresc ordine, acces rapid la informații și conformitate legală:

Bibliorafturi rezistente și funcționale. Bibliorafturile Dacris permit clasificarea foilor de pontaj pe luni, departamente sau ani, asigurând protecția documentelor și o arhivare ușor de gestionat. Materialele durabile și mecanismele solide garantează utilizare pe termen lung.

👉 Organizează-ți pontajele și documentele de muncă eficient! Descoperă colecția noastră de bibliorafturi Dacris și păstrează-ți arhiva în ordine.

Dosare pentru sortare rapidă și acces facil. Dosarele din carton sau plastic sunt ideale pentru organizarea zilnică a pontajelor. Acestea ajută la separarea documentelor în curs de verificare de cele deja aprobate, reducând riscul de pierdere sau confuzie.

👉 De la fișe de pontaj la contracte și rapoarte – bibliorafturile Dacris te ajută să-ți organizezi documentele corect, simplu și profesional. Descoperă întreaga gamă pe site!

Instrumente de scris pentru precizie și lizibilitate. Pentru completarea corectă a foilor de pontaj, Dacris pune la dispoziție pixuri și markere de calitate, care asigură scriere clară, fără ștersături sau pete. Precizia instrumentelor de scris contribuie direct la acuratețea datelor înregistrate.

👉 Fii sigur că fiecare document este corect și lizibil! Folosește instrumentele de scris de la Dacris – partenerul tău exclusiv pentru inovația și calitatea Pilot.

Din 2002, Dacris este unicul distribuitor autorizat Pilot în România. Parteneriatul exclusiv cu Pilot garantează produse originale, recunoscute în întreaga lume pentru calitate și precizie.

Ce diferențe există între foaia colectivă de prezență și foaia de pontaj pentru angajați?

Foaia colectivă de prezență are rol informativ și arată, de regulă, dacă angajații au fost sau nu prezenți la serviciu într-o anumită zi sau perioadă. Aceasta bifează prezența/absența, fără a detalia întotdeauna numărul exact de ore lucrate.

Foaia de pontaj pentru angajați, în schimb, este un document mai complex și cu valoare legală. Ea evidențiază orele efectiv lucrate de fiecare angajat, inclusiv orele de început și sfârșit ale programului, orele suplimentare, concediile și absențele.

Totuși, există și situații în care foaia colectivă de prezență este formată dintr-un tabel complex care permite documentarea numărului de ore lucrate.

Model de pontaj pentru angajați

Iată un model de tabel pentru foaia de pontaj, ușor de adaptat pentru format tipărit sau electronic:

Nr. crt.	Nume și prenume	Ziua
1		01
2		02
3		03
…
	Total lunar

Cum să pui în aplicare informațiile din acest articol?

Stabilește o procedură clară de completare a foii de pontaj, cunoscută de toți angajații.
Folosește un model standard de pontaj, pentru a evita erorile și interpretările diferite.
Arhivează documentele conform cerințelor legale, pe perioade și departamente.
Utilizează bibliorafturi și dosare dedicate de la Dacris pentru organizarea fizică a pontajelor.
Comandă instrumente de scris de calitate de la Dacris, pentru a asigura completări lizibile și corecte ale foii de pontaj.
Păstrează acces rapid la documente, în cazul controalelor.

Întrebări frecvente despre foaia de pontaj

Pot folosi pontajul în Excel ca document oficial?

Da, pontajul în Excel este acceptat în practică, dacă respectă cerințele legale privind evidența timpului de muncă și poate fi prezentat în caz de control. Este recomandat să fie protejat împotriva modificărilor neautorizate și arhivat corespunzător.

Care sunt avantajele unui sistem de pontaj online față de metodele clasice?

Pontajul online permite înregistrarea automată a orelor, acces în timp real la date și rapoarte rapide pentru HR și management. În plus, reduce erorile umane și simplifică munca pentru echipele cu program flexibil sau remote.

Ce diferență este între fișa de prezență și alte documente interne de prezență?

Fișa de prezență este un document intern utilizat pentru monitorizarea zilnică a prezenței angajaților. Aceasta poate completa alte evidențe, dar nu le înlocuiește atunci când este necesară o raportare detaliată a timpului de lucru.

Este necesară semnătura angajatului pe pontaj?

Semnătura nu este întotdeauna obligatorie, însă este recomandată, mai ales în cazul pontajului manual, pentru confirmarea corectitudinii datelor și evitarea disputelor.

Se pot corecta greșelile dintr-un pontaj deja completat?

Da, corecturile sunt permise, dar trebuie făcute transparent, conform unei proceduri interne clare, astfel încât modificările să poată fi justificate și urmărite.

Ce sancțiuni pot exista pentru pontajul incorect?

Pontajul completat incorect sau incomplet poate atrage sancțiuni pentru angajator, conform legislației muncii. Acestea pot include amenzi contravenționale aplicate de inspectoratele teritoriale de muncă sau probleme legale în cazul disputelor salariale cu angajații.

Cât timp trebuie păstrate foile de pontaj?

Foile de pontaj trebuie păstrate pe termen lung, conform cerințelor legale și politicilor interne ale companiei. În general, legislația muncii și arhivistica recomandă păstrarea documentelor de evidență a timpului de lucru pentru cel puțin 5 ani, dar în anumite situații, cum ar fi litigii sau controale fiscale, perioada poate fi mai mare.

Sursă foto: Freepik

⟵ Înapoi la text