Ghid complet Dacris: nota de recepție (NIR) și constatare diferențelor. Rol și completare

• NIR-ul este un document oficial care înregistrează primirea bunurilor sau serviciilor și eventualele diferențe față de comanda inițială.
• Completarea corectă a NIR-ului implică verificarea fizică a bunurilor și notarea observațiilor relevante.
• Diferențele constatate trebuie raportate furnizorului și soluționate conform procedurilor interne.â

Citește articolul complet pentru a afla cum să completezi corect NIR-ul și cum să gestionezi eficient documentele de recepție.

Ce este nota de recepție și ce rol are în procesul de achiziții și logistică?

Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR) este un document folosit pentru a înregistra primirea bunurilor sau serviciilor comandate.

Rolul principal al notei de recepție este dublu: pe de o parte, servește ca dovadă documentară a recepției bunurilor, fiind necesară pentru înregistrarea contabilă și plata furnizorilor; pe de altă parte, facilitează identificarea rapidă a eventualelor diferențe între comanda inițială și livrarea efectuată.

Astfel, orice lipsă, deteriorare sau neconformitate poate fi semnalată imediat și soluționată înainte de înregistrarea facturii.

În procesele logistice, NIR-ul joacă un rol crucial în gestionarea stocurilor, oferind departamentului de aprovizionare și contabilității informații exacte despre intrările de marfă.

👉 Explorează opțiunile de hârtie pentru birou și vezi care este cea mai potrivită pentru tipărirea NIR-urilor și a formularelor companiei tale: hârtia reciclată sau cea standard?

Cum se completează corect o notă de recepție?

Completarea corectă a notei de recepție este esențială pentru evidența exactă a stocurilor și pentru evitarea problemelor în contabilitate sau relația cu furnizorii.

Urmează acest ghid practic care conține și un checklist la final.

• Pasul 1: Verificarea documentelor însoțitoare. Verifică atent comanda inițială și eventualul aviz de însoțire a mărfii.
• Pasul 2: Inspectarea fizică a bunurilor. Verifică atent cantitatea, ambalajul și starea bunurilor.
• Pasul 3: Completarea informațiilor generale pe NIR. Completează data recepției, numele furnizorului, numărul comenzii și departamentul/locația de recepție. Specifică persoana responsabilă cu recepția.
• Pasul 4: Înregistrarea detaliilor bunurilor. Completează tabelul NIR cu următoarele date: denumirea produsului, cantitatea comandată, cantitatea recepționată, unități de măsură; observații privind diferențele sau deteriorările.
• Pasul 5: Constatarea diferențelor (dacă există). Notează diferențele între cantitatea comandată și cea recepționată și motivele posibile (transport, ambalaj, erori furnizor).
• Pasul 6: Semnarea și arhivarea NIR-ului. NIR-ul trebuie semnat de responsabilul de recepție și, dacă e cazul, de reprezentantul furnizorului. O copie se transmite către contabilitate și depozit.

👉 Pentru a păstra ordine în birouri și depozite aglomerate, vezi sfaturile noastre despre cum să menții curățenia și să gestionezi eficient documentele.

Checklist pentru completarea notei de recepție (NIR)

1. Verifică documentele însoțitoare
   • Comanda și avizul de însoțire corespund
   • Documentele sunt semnate de furnizor
   • Data livrării este corectă
2. Inspectează bunurile
   • Cantitatea corespunde comenzii
   • Produsele sunt nedeteriorate
   • Ambalajele sunt intacte
   • Produsele perisabile/verificabile sunt conforme
3. Completează informațiile generale
   • Data recepției
   • Numele furnizorului și număr comandă
   • Locația/departamentul de recepție
   • Persoana responsabilă cu recepția
4. Înregistrează detaliile bunurilor
   • Denumirea produselor
   • Cantitatea comandată și cantitatea recepționată
   • Unități de măsură
   • Observații privind diferențele
5. Constată diferențele (dacă există)
   • Diferențele cantitative sau calitative sunt menționate
   • Cauza diferenței identificată
   • Soluția propusă (returnare, completare, ajustare factură)
6. Semnare și arhivare
   • NIR-ul semnat de responsabil
   • Copie trimisă la contabilitate
   • Copie arhivată conform procedurilor interne

Model NIR

Iată mai jos un model de notă de recepție care poate fi ajustat în funcție de nevoile tale.

Nu uita că, pe lângă tabel, NIR-ul trebuie să conțină și următoarele informații:

• Data recepției
• Furnizor
• Număr comandă
• Departament / locație recepție
• Responsabil recepție
• Semnătura responsabil recepție
• Semnătura furnizorului (dacă este cazul)

Situații speciale: Ce urmează după constatarea de diferențe?

Atunci când în urma completării notei de recepție (NIR) se constată diferențe între cantitatea sau calitatea produselor recepționate și comanda inițială, este important ca aceste situații să fie gestionate corect, pentru a evita erori în stocuri și probleme în relația cu furnizorii.

Iată care sunt pașii:

1. Înregistrarea diferențelor. Toate diferențele identificate trebuie notate clar în coloana de observații a NIR-ului. Acestea pot include: cantitate incompletă, produse deteriorate sau expirate, neconformități tehnice etc.
2. Informarea furnizorului. Odată constatată diferența, se notifică furnizorul pentru clarificări sau soluționarea situației. În funcție de tipul diferenței, furnizorul poate: să trimită produsele lipsă, să înlocuiască produsele defecte sau să accepte ajustarea facturii pentru diferențele constatate.
3. Ajustarea stocurilor și a contabilității. Diferențele trebuie reflectate imediat în evidența stocurilor. Departamentul de contabilitate poate ajusta facturile sau înregistrările contabile pe baza NIR-ului și a soluției convenite cu furnizorul.
4. Proceduri interne și raportare. Companiile trebuie să aibă proceduri interne clare pentru: gestionarea retururilor, documentarea reclamațiilor, urmărirea rezolvării diferențelor.

Soluții Dacris pentru optimizarea procesului de documentare

Gestionarea eficientă a documentelor, cum sunt notele de recepție și constatare de diferențe (NIR), este esențială pentru orice companie care vrea să evite erorile în stocuri și contabilitate.

Dacris vine în sprijinul companiilor cu soluții personalizate de tipar și organizare a documentelor, concepute pentru a transforma procesele birocratice într-o experiență rapidă și sigură.

Indiferent că este vorba de formulare standard sau de documente speciale personalizate, tipărim cu precizie și atenție la detalii, indiferent de tiraj sau complexitate.

Documentele tipărite de noi sunt organizate, ușor de gestionat și arhivat, astfel încât fiecare NIR sau formular intern să fie rapid accesibil și corect completat.

👉 Descoperă serviciile de tipografie Dacris și transformă modul în care îți gestionezi documentele, cu tipăriri precise, personalizate și gata de utilizare.

În plus, oferim soluții integrate de arhivare și organizare, care permit companiilor să mențină o evidență clară și să reducă riscul pierderilor de documente sau erorilor administrative. Astfel, cu Dacris, procesul de recepție, verificare și arhivare devine transparent, eficient și fără stres.

👉 Explorează gama Dacris de organizare și arhivare și asigură-te că fiecare document este ușor de găsit și păstrat în siguranță.

Întrebări frecvente (FAQ) despre nota de recepție

Sursă foto: Freepik