Arhivarea presupune păstrarea documentelor în original pentru o perioadă lungă de timp cu scopul de a face dovada operațiunilor efectuate în trecut. Documentele sunt ordonate astfel încât să se poată găsi ușor, iar arhivarea lor se efectuează doar în anumite condiții, urmând legislația specifică.
Echipa Dacris înțelege complexitatea acestui procedeu, cât și legile stricte pe care trebuie să le respecți, dar și importanța unor produse de papetărie în conformitate cu legislația arhivării documentelor. Noi nu suntem doar un furnizor de papetărie, ci un partener care oferă soluții și servicii integrate pentru toate nevoile.
De aceea, în ghidul de mai jos explicăm mai multe despre legea arhivării documentelor, ce modificări au apărut și care sunt obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente, alături de câteva recomandări de produse folositoare pentru arhivarea documentelor.
Legea arhivării documentelor – care este legislația cu privire la acest procedeu?
În România, organizarea și gestionarea documentelor cu valoare arhivistică sunt reglementate de Legea arhivelor naționale, cunoscută sub denumirea de Legea nr. 16/1996. Aceasta a fost republicată în 2004 și a suferit modificări și completări ulterioare, consolidând astfel cadrul legal în domeniul arhivării.
Această legislație stabilește responsabilitățile atât pentru instituțiile publice, cât și pentru cele private în ceea ce privește păstrarea și gestionarea documentelor. Prin intermediul său, se asigură protecția informațiilor cu valoare arhivistică și se facilitează accesul la acestea, în conformitate cu principiile transparenței și responsabilității în administrație.
Documentele fac parte din patrimoniul unei companii si trebuie pastrate conform legislației în vigoare. Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 menționeaza obligatiile pe care le au organizațiile ce creează documente, dar și procedura de arhivare, în timp ce Legea Contabilitatii nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de păstrare.
Conform Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată, Legii nr. 138 din 30 aprilie 2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, precum și Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, definiția arhivării documentelor este următoarea:
“Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile legii Arhivelor Naționale.”
Legea arhivării documentelor este reglementată prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015.
Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale vine în completarea ordinului de mai devreme și prevede ca:
- Arhivarea trebuie sa se facă respectând prevederile legale în vigoare;
- Documentele trebuie grupate în mod cronologic și sistematic în dosare numerotate și parafate;
- Documentele contabile și justificative trebuie păstrate în spații speciale pentru arhivare, dotate cu mijloace de prevenire și stingere a incendiilor, precum și asigurate împotriva degradării, distrugerii și sustragerii;
- Documentele trebuie eliminate din arhivă după expirarea termenului legal de păstrare. Acest lucru se realizează prin întocmirea unui proces-verbal, care va fi adăugat la Registrul de evidență de către o comisie coordonată de administrator și de un ordonator de credite.
Legea arhivării documentelor contabile se aplică următoarelor entități:
- Societăți comerciale
- Companii naționale
- Regii autonome
- Institute naționale
- Societăți cooperatiste
- Asociații
Cele mai importante legi și reglementări în acest domeniu sunt:
Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică: Această lege reglementează modul în care documentele pot fi arhivate electronic. Este important de menționat că, deși orice document se poate arhiva electronic, există anumite categorii de documente care sunt obligate să fie păstrate în arhivă pentru o perioadă de timp specifică, conform legii.
Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (cu modificări și completări): Această lege stabilește obligațiile entităților care creează documente, precum și procedurile de arhivare. De asemenea, reglementează termenele de păstrare a documentelor.
Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015: Acest ordin vine în completarea legislației existente și oferă detalii suplimentare privind procedura de arhivare a documentelor.
Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale: Această lege completează legislația existentă cu detalii privind arhivarea documentelor contabile.
Alte reglementări specifice: Există și alte legi și normative care se aplică în funcție de tipul de document și de domeniul de activitate, cum ar fi Ordinul nr. 493/15.06.2009 privind normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 și Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
Conformitatea cu GDPR și alte reglementări similare, gestionarea corectă a datelor personale și a informațiilor confidențiale în arhive este crucială. Companiile trebuie să se asigure că procesele lor de arhivare respectă aceste reglementări.
Iată câteva puncte cheie pe care companiile ar trebui să le ia în considerare pentru a asigura conformitatea:
- Limitarea accesului la datele personale: Accesul la documente care conțin date personale ar trebui să fie strict limitat la personalul autorizat. Este important să se implementeze controale de acces adecvate, fie fizic (pentru arhivele fizice), fie digital (pentru arhivele digitale).
- Principiul minimizării datelor: Arhivați doar datele personale care sunt absolut necesare și pentru perioada strictă necesară. Orice date personale care nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate ar trebui să fie șterse sau distruse în mod sigur.
- Securitatea datelor: Asigurați-vă că datele personale sunt protejate împotriva accesului neautorizat, pierderii, deteriorării sau distrugerii accidentale. Aceasta include măsuri de securitate fizică și cibernetică, cum ar fi criptarea datelor digitale și protecția adecvată a spațiilor de arhivare fizică.
- Conservarea confidențialității: Datele personale arhivate trebuie să rămână confidențiale, iar divulgarea acestora fără consimțământul subiecților datelor sau o bază legală este împotriva principiilor GDPR.
- Transparența și drepturile subiecților datelor: Subiecții datelor ar trebui să fie informați despre colectarea, stocarea și utilizarea datelor lor. De asemenea, ei au dreptul de a accesa, corecta sau șterge datele lor personale.
- Documentarea proceselor de arhivare: Este important să aveți politici și proceduri documentate care descriu modul în care datele personale sunt gestionate și arhivate. Acest lucru este crucial pentru demonstrarea conformității în cazul unui audit GDPR.
- Evaluarea impactului asupra Protecției Datelor (DPIA): În cazul în care arhivarea implică un risc semnificativ pentru drepturile și libertățile individuale, efectuați o Evaluare a Impactului asupra Protecției Datelor pentru a identifica și minimiza riscurile.
- Formarea personalului: Asigurați-vă că toți angajații implicați în procesul de arhivare sunt conștienți de obligațiile GDPR și sunt instruiți în mod corespunzător.
Pe lângă legislația cu privire la arhivarea efectivă a documentelor, organizațiile trebuie să acorde atenție regulilor privind locurile în care vor fi arhivate documentele, precum evitarea spațiilor cu substanțe explozive, coloranți, reziduuri menajere, evitarea spațiilor umede (poduri, beciuri), evitarea depozitării în construcții provizorii, aproape de gaze combustibile sau canale de fum.
De asemenea, arhivarea documentelor necesită o temperatură cuprinsă între 15 si 24 de grade Celsius precum și o umiditate relativă de 50-60% pentru arhivele pe suport de hârtie. Legea definește și mijloacele de protecție ale documentelor arhivate precum dosare, mape, cutii de arhivare, etc.
Comandă cutia de arhivare Esselte din carton reciclat aici.
Care este procedura de arhivare a documentelor?
Atunci când vorbim despre procedura de arhivare a documentelor, există mai multe aspecte importante de menționat. Acestea sunt etapele prin care această procedură se efectuează, condițiile stipulate de lege, dar și anumite particularități ale procedeului în funcție de tipul de documente (care diferă în cazul documentelor școlare, de exemplu).
Procedura de arhivare a documentelor reprezintă o modalitate sigură de păstrare și inventariere a documentelor, asigurând confidențialitatea și păstrarea intactă a acestora. Acest procedeu asigură păstrarea documentelor într-un mod organizat, securizat și ușor de accesat.
Iată de ce este importantă arhivarea documentelor și în ce în situații poate fi folosită:
- păstrează documentele organizate și ușor de accesat;
- oferă acces rapid și securizat la date si documente;
- economisește spațiul de stocare;
- ajută în cazul unor inspecții fiscale
- pot fi folosite ca mijloc de probă în instanță
- evită riscul de pierdere a documentelor;
- ajută la eficientizarea fluxului de lucru.
Mai pe scurt, arhivarea documentelor se referă la stocarea în siguranță și pe o perioadă îndelungată de timp a documentelor care nu se mai utilizează în mod regulat. Procedura de arhivare a documentelor se realizează în conformitate cu legislația.
Citește mai multe din ghidul nostru complet despre procedeul de arhivare a documentelor.
Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente
Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să respecte un set de proceduri aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale. Printre ele se regăsesc următoarele:
Evidența documentelor
Conform Ordinului de zi, creatorii de documente sunt obligați să înregistreze toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea documentelor se face la registratura generală, fie într-un singur registru de intrare-ieșire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete.
Gruparea documentelor în dosare
Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
Recomandarea Dacris: Pentru stocarea documentelor, dar și pentru o cât mai bună protecție, optează pentru dosarul cu șină și perforații Noki, care permite extragerea acestuia fără a fi necesară deschiderea mecanismului.
Comandă dosarul Noki aici.
Inventarierea dosarelor. Depunerea documentelor la Arhivele Naționale
Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul prezentat în anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în cursul unui an, de către un compartiment de muncă.
Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.
Selecționarea documentelor
În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare.
Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii.
Folosirea documentelor
Conform procedurii de arhivare a documentelor, există reguli privind folosirea documentelor, după cum urmează.
Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi folosite pentru cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări, acțiuni educative, elaborarea de publicații, eliberarea unor copii, extrase, certificate. Documentele din Fondul Arhivistic Naţional pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale.
Care sunt termenele de păstrare ale documentelor?
Legea Contabilității nr. 82/1991 cu modificările și completările ulterioare stabilește termenele de pastrare ale documentelor. Modificările legislative de la finalul anului 2023 au impus schimbări la articolului 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilității, în vederea scurtării termenului de arhivare pentru unele documente. Astfel, prevederile referitoare la termenul de păstrare a unor documente financiar contabile a fost modificat prin două legi, Legea nr. 195/2022 și, respectiv, Legea nr. 36/2023, cea din urmă intrată în vigoare la 15.01.2023.
Prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în nouă formă se prevede că ”Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
Legea 36/2023, se aplică începând cu documentele emise de la data de 01.01.2023.
Documentele financiar-contabile care atesta proveniența unor bunuri cu durata de viață mai mare de 5 ani, se păstrează pe perioada corespunzatoare duratei de viață utilă a acestora.
Mai exact, termenele de păstrare ale documentelor se împart astfel:
- Situațiile financiare anuale și raportările contabile se păstreaza timp de 10 ani.
- 5 ani pentru: registrele de contabilitate obligatorii, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiara, statele de salarii.
- Documentele de personal – minim 70 de ani de la data lichidării firmei
Cum eviți sancțiunile rezultate din arhivarea neconformă a documentelor?
Procedura arhivării documentelor este o activitate complexă, ce trebuie realizată în totală conformitate cu legea. În cazul în care plătitorul nu respectă aceste reguli, acesta va fi sancționat cu o amendă. Pentru a evita o posibilă sancțiune, îți recomandăm să parcurgi cu atenție legea privind arhivarea documentelor.
De asemenea, este important de știut faptul că distrugerea documentelor este și ea sancționată și se poate realiza doar de către servicii autorizate de arhivare documente. Îți recomandăm distrugătorul de documente automat Fellowes AutoMax 350C , perfect pentru utilizarea profesională care este dotat cu o varietate de funcții inteligente.
Comandă distrugătorul de documente aici.
Chiar dacă pare o provocare și o sarcină complexă și obositoare, arhivarea documentelor se poate transforma într-un proces eficient și plăcut. Important este să ții cont de legea arhivării documentelor, să urmezi cu atenție regulile prevăzute în legislație, pentru a sta cât mai departe de eventualele sancțiuni. În plus, nu încerca să eviți arhivarea documentelor, deoarece aceasta te poate ajuta foarte mult la organizare și să ții mai ușor evidența documentelor importante.
Descoperă gama noastră variată de cutii și containere de arhivare, dosare, bibliorafturi, dar și clasificatoare pentru a te asigura că arhivarea documentelor se realizează în condiții optime!
