Ghid complet de înființare PFA: De la cadru legislativ la articole de birou necesare

Dacă ai vrea să lucrezi independent, înființarea unui PFA poate fi cea mai simplă formă de a te organiza. Ți-am pregătit un ghid complet  cu toți pașii pe care trebuie să îi parcurgi și la ce să te aștepți atunci când începi un PFA.  Acest ghid și soluțiile complete pentru birouri și administrative de la Dacris te vor pregăti cu tot ce ai nevoie pentru a-ți începe activitatea ca Persoana Fizică Autorizată.

Ce înseamnă să ai un PFA?

Termenul de PFA vine de la Persoană Fizică Autorizată. Aceasta este cea mai simplă formă legală prin care o persoană poate desfășura o activitate de natură economică. Dacă vrei să prestezi servicii unor clienți în regim freelance (pe cont propriu, cunoscut și ca liber profesionist), să îți înființezi un PFA poate fi cea mai bună idee pentru tine.

Activitatea pe care o desfășori trebuie să fie definită în Codul C.A.E.N., ca să îți poți înființa un PFA. Acesta ne dă Clasificarea Activităților din Economia Națională, sau altfel spus în ce tip de activitate se încadrează serviciile pe care le prestezi. Un PFA poate include până la 5 astfel de coduri de activitate.

Cadrul legal pentru înființarea unui PFA

Atunci când te decizi să înființezi un PFA, este esențial să știi care sunt regulile fiscale și legile cărora se supune acesta. Câteva puncte esențiale ale acestora sunt următoare:

• Orice persoană care nu a comis fapte sancționate de legile vamale, fiscale sau contabile are dreptul să îți înființeze un PFA.
• Ca Persoană Fizică Autorizată, poți face contracte de colaborare cu alte PFA sau întreprinderi, dar nu ești angajatul acestora.
• Poți avea un Contract individual de muncă (CIM) în același timp cu un PFA (cu contract de colaborare separat).
• În calitate de Persoană Fizică Autorizată, poți beneficia de asigurări sociale de pensii și sănătate. Acest lucru este opțional dacă venitul tău net anual este mai mic decât 12 salarii minime brute și obligatoriu dacă este egal sau mai mare cu acestea.
•  În caz de daune cerute de ANAF sau de terțe persoane, titularul PFA răspunde cu averea proprie (trebuie să acopere aceste daune materiale din patrimoniul propriu).
• Un PFA poate fi radiat oricând, prin cererea titularului sau prin deces.

Există câteva resurse foarte utile, precum Codul fiscal actualizat, precum și calendarul obligațiilor fiscale, elaborat de ANAF. Un alt document care reglementează direct activitatea economică a Persoanelor fizice autorizate este Legea nr. 26/1990 privind Registrul Comerțului, prin OUG 44/2008. Poți citi și Legea nr. 359/2004 privind simplificarea procedurilor de înregistrare fiscală.

Condiții și pași pentru a înființa un PFA

Să îți înființezi propriul PFA poate să pară intimidant la început. Dar dacă o iei pas cu pas, procesul nu este de fapt atât de complicat precum pare. Am alcătuit o listă care să te ajute să înțelegi mai bine de ce ai nevoie atunci când decizi să-ți faci propriul PFA.

Iată care sunt etapele pe care trebuie să le parcurgi pentru a deveni Persoană fizică autorizată:

• Să alegi o activitate definită în codul C.A.E.N. Acesta desemnează principala activitate în care se înscriu serviciile pe care le prestezi și va fi trecut pe certificatul de înregistrare obținut după înregistrarea la Registrul Comerțului; Spre exemplu, dacă vrei să pornești un business de consultanță, poți alege Cod CAEN  7022 – Activități de consultanță pentru afaceri și management sau Cod CAEN 6201 – Activități de realizare a soft-ului la comandă, pentru activități din domeniul IT;

• Să ai un sediu social. Orice PFA trebuie să aibă și un sediu social unde își poate desfășura activitatea. Pentru acest lucru poți fi proprietarul sediului sau să ai un contract de închiriere sau comodat valabil. Dacă acest sediu este într-un bloc de locuințe, ai nevoie de acordul vecinilor și al Asociației de Proprietari; 
• Să alegi un nume pentru PFA. Numele PFA trebuie să cuprindă numele complet al titularului, urmat de sintagma ”Persoană fizică autorizată”, conform articolului 34 din ORDIN nr. 2594/2008. Acesta poate fi completat de inițiala tatălui și/ sau a mamei, dacă mai există alte PFA cu un nume identic; 
• Să te informezi foarte bine despre toate obligațiile unui PFA. Este foarte important să înțelegi ce implică un PFA, înainte de a te decide dacă este cel mai bun lucru pentru tine. Acest lucru presupune să știi ce îți permite să faci, dacă ai nevoie de un contabil, dar și obligații fiscale ulterioare (ce taxe și impozite trebuie să plătești, dacă vei rămâne cu suficient profit); 
• Să îți alcătuiești dosarul cu acte necesare pentru înființarea PFA. După ce ai stabilit primele detalii legate de înființarea unui PFA, este timpul să îți pregătești dosarul cu actele necesare pentru a obține aprobările. Găsești toate detaliile mai jos.
• Anumite categorii C.A.E.N au și obligația de a obține aviz DSV (Direcția Sanitar Veterinară), sau de funcționare de la Primărie. Verifică dacă activitatea ta se încadrează la aceste reguli (de exemplu dacă prestezi servicii de cosmetică sau care implică gătitul).

Acte necesare pentru un PFA

Acum că ai făcut primele demersuri ca să îți înființezi propriul PFA, trebuie să pregătești dosarul pentru depunerea actelor. Vei avea nevoie de multe copii ale documentelor oficiale, așa că o imprimantă laser ți-ar putea fi de ajutor încă de pe acum și o vei folosi ulterior când îți începi activitatea ca PFA.

 Aceasta este lista completă de acte necesare:

• Copie după actul tău de identitate (adică al titularului PFA);
• Copie după dovada de proprietate al sediului social – acesta poate fi act de proprietate (vânzare-cumpărare, moștenire)  sau, după caz, contract de închiriere sau comodat încheiate cu proprietarul imobilului. În cazul în care sediul se află într-un bloc de locuințe, ai nevoie și de acordul scris al vecinilor din imediata apropiere a apartamentului și de la Asociația de Proprietari; 
• Copie după actul de studii al titularului PFA. Este necesar să ai o diplomă ce atestă expertiza ta în domeniul în care vei presta servicii. Aceasta poate o diplomă/ adeverință universitară, de la absolvirea unui curs, certificat de competențe profesionale sau adeverință care să ateste echivalarea studiilor (dacă ai absolvit în străinătate);
• Specimen de semnătură a titularului PFA, în original. Acesta trebuie dat fie în fața notarului și legalizat, ori în fața directorului ONRC (Oficiul Național de Registrul Comerțului), atunci când se depune cererea;
• Cerere de înregistrare fiscală, depusă la sediul ONRC;
• Anexa 1 la cererea de înregistrare fiscală;
• Certificat de înregistrare fiscală emis de ONRC, în original. Acesta va cuprinde numele firmei (numele complet al titularului, urmat de sintagma ”Persoană fizică autorizată”);
• Declarație tip că vei presta servicii doar în sediul social ales anterior;
• Declarație tip care să ateste că vei îndeplini toate condițiile impuse de DSV, Protecția mediului și Protecția muncii; 
• Declarație pe proprie răspundere că vei respecta toate prevederile legale ce țin de un PFA.

Când ai pregătite toate aceste acte, ai dosarul complet pentru înregistrare fiscală. Poți depune toate aceste acte fie online, fie la sediul Oficiului Registrului Comerțului.

Ce obligații fiscale am ca PFA?

Orice PFA are anumite obligații fiscale, cum ar fi declarația veniturilor și plata de impozite și contribuții. Detaliem pas cu pas aceste obligații mai jos. Găsești și un ghid legat de obligațiile fiscale ale contribuabililor care realizează venituri din profesii liberale, pus la dispoziție de ANAF. Acesta îți arată cum să-ți calculezi impozitul datorat, dar și cum să completezi și depui Declarația Unică 212.

Așa cum menționam anterior, ca PFA nu ești obligat să angajezi un contabil. Cu toate acestea, trebuie să îți organizezi contabilitatea, dar poți face acest lucru și singur. Ai de ales între una dintre aceste două variante – contabilitate în sistem real sau cu norma de venit.

Normele de venit sunt diferite pe fiecare județ și se actualizează în fiecare an. Dacă activitatea ta se regăsește pe această listă și te încadrezi în acele plafonul acelor sume estimate, poți să-ți ții contabilitatea pe norma de venit. Acest lucru presupune să depui Declarația Unică declarând că te încadrezi în acest plafon. Dacă veniturile tale anuale brute depășesc echivalentul în lei a 100.000 de euro, atunci ești obligat să treci pe contabilitate în sistem real. Această ajustare se va face începând cu următorul an fiscal.

Baza de calcul a impozitului tău diferă în funcție de sistemul ales – la contabilitatea în sistem real ai ca bază venitul real anual, în timp ce la sistemul de normă de venit, baza este norma de venit (acea sumă estimată de ANAF pentru activitatea ta specifică). 

Trebuie să mai știi că nu ești obligat să îți deschizi un cont bancar separat, special pentru PFA. Poți folosi direct contul tău personal, al titularului de PFA. Cu toate acestea, dacă vrei să ții mai ușor evidența plăților și să nu le amesteci cu cele personale, poți să-ți deschizi un cont separat. Întreabă la bancă ce acte trebuie să prezinți la deschiderea contului; acestea pot fi: certificatul de înregistrare al PFA, certificatul de autorizare, contractul de comodat etc.

O Persoană fizică autorizată trebuie să își declare veniturile obținute din surse independente și să plătească cel puțin impozit pe venit (în unele cazuri și contribuții sociale). Pentru a putea face acest lucru, trebuie să te înregistrezi pe site-ul ANAF (Agenția Națională pentru Administrare Fiscală).

ANAF și SPV (Spațiul privat virtual)

Orice PFA are obligația de a-și depune declarațiile fiscale la ANAF. De câțiva ani poți face acest lucru online, prin platforma de SPV (din 2022, a devenit obligatoriu să îți activezi SPV). Aceasta reprezintă Spațiul Privat Virtual – un spațiu virtual sigur, pus la dispoziție de ANAF, unde poți vizualiza toate datele tale fiscale, dar și depune declarații legate de venituri și taxe.

Ca să poți accesa SPV, trebuie mai întâi să îți faci cont de utilizator. Aici trebuie să introduci câteva date personale, inclusiv CNP-ul titularului de PFA, și date de verificare. Apoi ai nevoie de aprobarea contului, ca să poți să-l folosești. Contul poate fi aprobat pe baza unui număr de înregistrare, în cazul în care ai primit prin poștă documente oficiale ANAF în trecut.

Alte variante sunt să mergi personal la un ghișeu ANAF în termeni de 10 zile de la înregistrare pe SPV, cu actul de identitate și numărul de înregistrare. Sau poți seta o ședință online – un reprezentant ANAF te va identifica vizual și îți va pune câteva întrebări personale de verificare.

După ce primești pe e-mail aprobarea, poți accesa contul tău de SPV și ai la dispoziție toate datele fiscale. Poți acum să îți depui declarațiile online și să fii mereu la zi cu documentele tale sau să descarci diverse decizii ANAF.

Declarația 212

După înregistrarea în SPV, ai obligația să îți depui online declarația de venituri. Ține cont de faptul că orice PFA nou trebuie să depună această declarație în termen de 30 de zile de la înființare; în anii următori, poți depune declarația până la data de 25 mai inclusiv a anului viitor.

Pentru a-ți declara veniturile pe PFA, trebuie să te loghezi în contul SPV și descarci modelul de Declarație Unică 212 – alege ultima variantă actualizată Soft A, în format PDF editabil. Mai departe, trebuie să completezi Declarația Unică cu datele tale, unde detaliezi și veniturile din surse independente. Poți opta pentru declararea veniturilor în sistem real sau pe norma de venit.

Impozitul datorat se calculează în funcție de veniturile tale pe PFA. Află mai jos cum se calculează aceste taxe. După ce ai completat toate datele, trebuie să depui Declarația 212 tot pe site-ul ANAF, în secțiunea SPV.

Calculator PFA

Dacă venitul tău anual net din activitățile independente are valoarea echivalentă a cel puțin 12 salarii minime brute, atunci ai obligația să plătești și contribuții sociale. Acest lucru presupune că:

• Trebuie să plătești contribuția CAS (contribuții asigurări sociale – pensie). Se calculează 25% din venitul anual net; 
• Trebuie să plătești 10% ca și contribuție CASS (asigurări sociale de sănătate – adică asigurare de sănătate la stat) din venitul anual net;
• Datorezi și impozit pe venit, adică 10% din baza de calcul anuală.

Dacă veniturile tale anuale nete cumulate se situează sub acel plafon de 12 salarii minime brute, nu ești obligat să plătești asigurări sociale. Însă poți face acest lucru din proprie inițiativă, doar dacă vrei să beneficiezi de aceste asigurări de stat. Altfel, ai doar obligația de a plăti impozit pe venit, calculat la 10% din venitul net anual.

Baza de calcul pentru impozit se consideră venitul anual net, fie real (dacă ții contabilitate în sistem de venituri reale), fie estimat (pe norma de venit). Sumele datorate din această bază de calcul le plătești la bugetul de stat până la data de 25 mai inclusiv, a anului următor. Se poate achita și online, prin accesarea contului tău de SPV.

Poți să-ți calculezi exact veniturile din PFA, ca să știi la ce să te aștepți odată ce vei porni la drum.

Cum îți începi activitatea cu PFA? De ce am nevoie când încep un PFA?

Când decizi să-ți cuantifici activitatea independentă sub forma unui PFA, este important să ai toate informațiile clare despre legislație și acte necesare. Așa cum am detaliat mai sus, există mai multe etape ce trebuie parcurse, în termeni de acte necesare, înregistrarea la ONRC, dar și depunerea Declarației Unice în primele 30 de zile de la înființare.

După ce ai toate aceste lucruri în ordine, este timpul să-ți începi activitatea. Acum te poți gândi la organizarea spațiului de lucru, la sediul social care poate fi locuința proprie sau nu. În funcție de activitatea ta, vei avea nevoie de diverse resurse materiale, dar și de programe care să te ajute să gestionezi clienții. Dacris vine în întâmpinarea ta cu soluții complete pentru biroul de oriunde.

Administrarea propriului PFA implică și muncă de birou, chiar dacă activitatea ta principală se leagă de alt domeniu. Vei avea nevoie de: 

• Birou, un PC/ laptop, scaun de birou;
• Covoraș de protecție podea pentru scaunul de birou;
• Program de facturare – ca și PFA, trebuie să poți emite facturi clienților cu care colaborezi. Pentru acest lucru vei avea nevoie de un program special de facturare și facturi tipizate.
• Calendare electronice unde să-ți organizezi activitățile, pe clienți/ ore, zile; 
• Casă de marcat electronică fiscală – un PFA este obligat să aibă o casă de marcat doar dacă vinde bunuri cu amănuntul sau servicii direct către populație. În caz contrar, emiterea facturilor în programul de facturare și trimiterea lor electronic sau imprimat pe hârtie este suficient; 
• Dosare pentru a ține documentele și facturile ordonat; 
• Separatoare din carton pentru organizarea documentelor;
• Mapă cărți de vizită, pentru a le avea mereu la îndemână.

Pot avea angajați pe PFA? Am nevoie de un contabil?

Dacă deții un PFA, principala resursă de prestare de servicii ești chiar tu. Cu toate acestea, poți avea cel mult trei angajați care să te ajute să îți desfășori activitatea. Aceștia vor avea un contract individual de muncă standard (CIM) care trebuie înregistrat în Revisal. Acesta din urmă reprezintă registrul de ținere a evidenței angajaților în format electronic, ce aparține de Inspecția Muncii. Soțul sau soția celui care deține un PFA poate de asemenea să desfășoare activități economice sub umbrela aceluiași PFA.

Și domeniile de activitate de tip coduri C.A.E.N sunt limitate – poți avea cel mult cinci activități trecute pe un PFA. În general vei avea o activitate principală și maximum patru secundare.

În ceea ce privește partea de contabilitate, poți să faci singur această activitate. Prevederile deținerii unui PFA nu te obligă să apelezi la serviciile unui contabil, însă o poți face, dacă simți că nu te descurci. Așa cum am precizat mai sus, poți ține contabilitate în sistem real sau pe normă de venit.

Contabilitatea în sistem real înseamnă că îți declari pas cu pas toate cheltuielile și încasările. Pentru acest lucru ai nevoie de trei registre separate: registrul de încasări și plăți, registru de evidență fiscală și registru inventar. Vei completa și depune la ANAF Declarația Unică în care îți declari veniturile reale și cheltuielile deductibile.

În schimb, contabilitatea cu norma de venit presupune că nu îți vei calcula atât de strict cifrele înainte de a da declarația. ANAF stabilește pentru fiecare activitate trecută în codul C.A.E.N o normă de venit, adică o sumă estimată pe care o va încasa pe an prestatorul de servicii.

PFA sau SRL – care este diferența?

Atunci când începi o afacere nouă, ai de ales între mai multe forme de organizare din punct de vedere fiscal și legal. Printre cele mai cunoscute astfel de forme se numără PFA (Persoană fizică autorizată) și SRL (Societate cu răspundere limitată). Există mai multe diferențe între aceste două tipuri de societăți.

Un SRL poate avea între 1-50 de asociați care împart răspunderea. Pentru a înființa un SRL, ai nevoie de un nume și un sediu social și de o serie de acte ce vor fi depuse la ONRC. Asociații unui SRL pot fi angajați ai propriei societăți și pot retrage bani doar sub formă de salariu sau dividende.

Acest tip de societate poate avea un număr nelimitat de angajați în baza unor contracte individuale de muncă (CIM), dar este obligată să apeleze la serviciile unui contabil autorizat.

Avantaje PFA

• Poți să-ți ții singur contabilitatea dacă ai un PFA, nu ești obligat să apelezi la serviciile unui contabil.
• Poți dispune de banii încasați pe PFA oricând.
• Poți să-ți depui singur declarațiile de venituri în sistem electronic.
• Îți poți organiza programul de lucru cum dorești.
• Procedura de înființare a unui PFA este destul de simplă.
• Ai cheltuieli mici de înființare și administrare.
• Procedura de închidere a unui PFA este mai simplă și mai rapidă comparativ cu un SRL.

Dezavantaje PFA

• Poți înființa un PFA doar dacă ai documente ce atestă pregătirea ta în domeniul respectiv de activitate (diplome, atestate profesionale, adeverințe de echivalare a studiilor).
• În cazul unor probleme fiscale, titularul PFA răspunde personal și poate fi nevoit să acopere daunele din bunurile proprii (averea personală).
• Ca titular de PFA, nu te poți angaja la societatea proprie.
• Un PFA poate avea maximum trei angajați, pe bază de contract individual de muncă (CIM).

Dacă dorești să îți oferi serviciile în sistem freelance, ia în considerare deschiderea unui PFA. Noua aventură profesională poate fi exact ce ai nevoie pentru a evolua și a descoperi noi oportunități în domeniul tău. Așa cum am detaliat în acest articol, procesul înființării unui PFA nu este foarte complicat, mai ales dacă urmezi ghidul nostru extins.

Noi, cei de la Dacris, te susținem pe calea acestei noi oportunități. Te poți concentra pe evoluția afacerii tale, știind că îți oferim toate soluțiile pentru organizarea biroului tău. Acestea te vor ajuta să creezi o atmosferă plăcută la birou și să ții totul în ordine.